Приводим в порядок электронную почту: несколько лайфхаков

Сколько не хоронят электронку, да никак она не хочет уходить из нашей жизни. Мессенджеры используются чаще, но все равно электронная почта была и остается отличным способом коммуникации. Самое главное – переписка сохраняется тут надолго, годами, и даже через несколько лет можно найти важное письмо.

Если, конечно же, в вашем почтовом ящике порядок.

Сам я – жуткий перфекционист (и я думаю, что таких много). Меня очень раздражает значок «1» рядом с надписью «Входящие». Мне нужно, чтобы все письма были рассортированы и разложены по полочкам. Вот потому я всегда могу легко найти в своем ящике то, что мне нужно в данный момент.

Делюсь с вами несколькими секретами наведения порядка на почте.

Во-первых, рекомендую сортировать все письма по папкам. Рассылки – к рассылкам, акции – к акциям, письма от партнеров  — в отдельную папку. Потому что иначе во входящих получается дикая каша из всего: от предложения купить корм для кошки или запчасть для машины до нового заказа от клиента. Потерять в таком бардаке важные письма нетрудно.

Кстати – помечайте важные письма флажками. Всегда. Быстрее потом найдете.

Если у вас несколько почтовых ящиков на разных сервисах, и вы постоянно забываете проверять те, которые «не основные», но туда могут прислать что-то важное – собирайте все письма в один почтовый ящик. Такая функция, например, есть у Mail.Ru и Gmail. В свою очередь можно сделать так, чтобы письма с других почтовых ящиков собирались по разным папкам.

Небольшой лайфхак, о котором вы могли не знать.

Все мы знаем, как важно соблюдать рабочий график. Многие из нас принципиально не работают в субботу и воскресенье. Но бывают ситуации, когда вам нужно разобрать почту и ответить на письма в выходной день. Не хочется тревожить людей, которые тоже отдыхают, и могут воспринять ваше письмо как вторжение в личное пространство.

Используйте функцию отложенной отправки. Задайте дату и время, когда отправить письмо. Отправку можно если что и отменить. Так вы и работу сделаете, и не будете никого тревожить в неподходящее время.

Если ваш почтовый ящик Gmail разросся до небывалого размера, то вы можете приобрести дополнительное пространство. По умолчанию Gmail предоставляет 15 Гб.

Отписывайтесь от ненужных рассылок, отправляйте Спам в специально отведенную для этого папку. Так ваш ящик будет чище от мусора.

Каждое утро мы стремимся проверить почту – это правильно. Но тратим на это часто очень много времени. Возьмите за правило прочитывать только важные письма, а остальные откладывать до того времени, когда будут сделаны все основные дела. А то за просмотром почты уходит много времени, расслабляешься, потом сложно настроить себя на рабочий лад.

А какие секреты и фишки по работе с электронной почтой используете вы?