Как вести учет в интернет-магазине: полное руководство для владельцев бизнеса

Ведение учета в интернет-магазине — это не просто формальность, а фундамент устойчивого и прибыльного бизнеса. Многие предприниматели считают, что достаточно настроить сайт, подключить платежные системы и начать продавать — но без грамотной бухгалтерии и складского учета даже самый популярный магазин может столкнуться с налоговыми штрафами, финансовыми потерями и операционными сбоями. В этой статье мы подробно разберем, как организовать бухгалтерский и складской учет в интернет-магазине с нуля, какие системы налогообложения выбрать, как избежать типичных ошибок и использовать современные инструменты для автоматизации процессов.

Почему учет в интернет-магазине — это неотъемлемая часть бизнеса

Интернет-магазин — это не просто витрина. Это полноценное предприятие, которое совершает операции: получает деньги от клиентов, закупает товары, платит за доставку, аренду, рекламу и зарплаты сотрудникам. Каждая такая операция требует документального подтверждения и отражения в учете. Без этого невозможно:

• Сдать налоговую отчетность в срок
• Избежать штрафов и проверок
• Понимать реальную прибыльность бизнеса
• Привлекать инвесторов или получать кредиты
• Вести анализ продаж и оптимизировать расходы

Даже если вы начинаете с одного товара и небольшого оборота, учет должен вестись системно — это позволит вам избежать критических ошибок при масштабировании. Многие предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда рост продаж приводит к хаосу в финансах: неизвестно, сколько заработано, где деньги, почему прибыль ниже ожиданий. Чаще всего причина — отсутствие учета.

Главный принцип: если деньги движутся — они должны быть зафиксированы. Это касается не только прихода, но и расходов: оплата хостинга, рекламы, покупка упаковки — всё это влияет на финансовый результат и требует учета.

Выбор системы налогообложения: ОСНО или УСН

Первый и самый важный шаг при организации учета — выбор системы налогообложения. В России для малого бизнеса доступны две основные: общая система налогообложения (ОСНО) и упрощенная система (УСН). Их выбор определяет весь дальнейший порядок ведения учета, обязательные отчеты и налоговую нагрузку.

Общая система налогообложения (ОСНО)

ОСНО подходит для компаний, которые работают с юридическими лицами — например, оптовыми покупателями или корпоративными клиентами. Основное преимущество — возможность выставлять счета с НДС, что часто является обязательным условием для сотрудничества с крупными компаниями.

Однако ОСНО требует ведения полной бухгалтерской отчетности:

• Ведение книги учета доходов и расходов
• Составление бухгалтерского баланса
• Отчеты по НДС (ежеквартально)
• Отчеты по налогу на прибыль (ежеквартально и годовая)
• Подача 2-НДФЛ для сотрудников

При ОСНО каждая операция должна быть подтверждена первичными документами: счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, платежные поручения. Отсутствие хотя бы одного документа может стать основанием для налоговой проверки и доначисления налогов.

Минусы ОСНО: высокая налоговая нагрузка, сложность ведения учета, необходимость в квалифицированном бухгалтере. Для стартапов с небольшим оборотом это может быть неоправданным бременем.

Упрощенная система налогообложения (УСН)

УСН — наиболее популярный вариант для интернет-магазинов. Она упрощает учет: вместо нескольких налогов (НДС, налог на прибыль) платится один — либо 6% от доходов, либо 15% от разницы между доходами и расходами.

При УСН не нужно вести полную бухгалтерию, не требуется выставлять счета-фактуры и сдавать отчеты по НДС. Также не нужно регистрировать контрольно-кассовую технику, если вы используете онлайн-кассы с передачей данных в ФНС.

Преимущества УСН:

• Меньшая налоговая нагрузка при низком обороте
• Простая отчетность — один ежеквартальный и один годовой отчет
• Возможность учитывать расходы при расчете налога (если выбран режим «доходы минус расходы»)
• Отсутствие необходимости в сложном бухгалтерском ПО

Важно: УСН доступна только при соблюдении лимитов — оборот не более 240 млн рублей в год, количество сотрудников — до 130 человек. Если вы планируете масштабироваться, учитывайте эти ограничения.

Сравнение систем налогообложения

Для большинства начинающих интернет-магазинов УСН — оптимальный выбор. Он снижает административную нагрузку и позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной волоките.

Организация бухгалтерского учета: шаг за шагом

Бухгалтерский учет — это система регистрации всех финансовых операций компании. В интернет-магазине он включает следующие ключевые процессы:

1. Открытие расчетного счета

Без расчетного счета вы не сможете принимать платежи от клиентов официально. Откройте счет в банке, выбрав тариф с минимальными комиссиями за переводы и наличные операции. Убедитесь, что банк поддерживает онлайн-кассы и эквайринг — это упростит интеграцию с платёжными системами.

2. Регистрация онлайн-кассы

С 2017 года все компании, принимающие оплату онлайн или в офлайне, обязаны использовать кассовый аппарат с передачей чеков в ФНС. Это не просто техника — это система, которая автоматически формирует чеки при каждом платеже. Чек должен содержать:

• Название компании
• ИНН и ОГРНИП (для ИП)
• Сумма оплаты
• Номер чека и ФД (фискальный документ)
• QR-код для проверки чека

Выбирайте кассу с возможностью подключения через интернет и API-интеграции — это позволит автоматически отправлять чеки при каждом заказе, не требуя ручного ввода.

3. Формирование первичных документов

Каждая операция должна быть подтверждена документом. Для интернет-магазина это:

• Приходные ордера — при поступлении денег на счет (из банка или платежных систем)
• Расходные ордера — при оплате хостинга, рекламы, доставки
• Акт выполненных работ / акт сверки — если вы сотрудничаете с агентами или маркетинговыми агентствами
• Товарные накладные — при поступлении и отгрузке товаров
• Чеки онлайн-кассы — обязательный документ при каждой продаже

Все документы должны быть пронумерованы, датированы и подписаны ответственным лицом. Даже если вы работаете в одиночку — это обязательное требование.

4. Ведение книги учета доходов и расходов

При УСН ведение книги учета доходов и расходов — обязательное требование. Это журнал, где вы записываете все поступления и расходы с указанием даты, суммы, основания (например: «Оплата за рекламу в Яндекс.Директ», «Поступление от клиента №123»).

Книгу можно вести:

• Вручную — в Excel-таблице (для начинающих)
• В бухгалтерском ПО — например, «1С:Бухгалтерия», «МойСклад», «Контур.Эльба»
• В облачных сервисах — с автоматической интеграцией с банком и платёжными системами

Каждый день фиксируйте:

• Поступления от клиентов
• Оплаты поставщикам
• Стоимость доставки и упаковки
• Расходы на рекламу (рекламные кампании, SMM)
• Оплата хостинга и домена
• Зарплата сотрудникам (если есть)

Важно: расходы можно учитывать только при УСН «доходы минус расходы». Если вы выбрали режим «доходы», то расходы не влияют на налог — но их все равно нужно учитывать для анализа прибыльности.

5. Сдача отчетности

При УСН вам нужно сдавать:

• Декларацию по УСН — ежеквартально (до 25-го числа месяца, следующего за кварталом)
• Годовую декларацию — до 31 марта года, следующего за отчетным
• Отчет 4-ФСС — если есть сотрудники (ежеквартально)
• Отчет СЗВ-М — ежемесячно (для работников)

Отчеты подаются через личный кабинет налоговой или с помощью специализированных сервисов. Не забывайте о штрафах за просрочку — они начинаются с 1000 рублей и могут достигать десятков тысяч, если ошибки повторяются.

Складской учет: как не потерять товар и не переплачивать за хранение

Складской учет — это отслеживание движения товаров: сколько пришло, сколько продано, сколько осталось. Он тесно связан с бухгалтерским учетом — каждая продажа снижает остаток на складе и влияет на себестоимость.

Зачем нужен складской учет?

• Избегайте перепродажи отсутствующих товаров — клиенты разочаровываются, если заказывают товар, а он «вдруг» оказался законченным
• Оптимизируйте закупки — вы узнаете, какие товары продаются быстрее, и закупаете их вовремя
• Снижайте затраты на хранение — вы видите, какие позиции лежат без движения и можете провести распродажу
• Обеспечиваете точность финансового учета — остатки на складе влияют на стоимость проданных товаров и прибыль

Как вести складской учет?

Существует два способа: ручной и автоматизированный.

Ручной способ

Подходит для магазинов с 5–20 товарами. Вы ведете учет в Excel:

• Создаете таблицу: Наименование товара | Приход (шт.) | Расход (шт.) | Остаток (шт.)
• При поступлении товара — добавляете количество в «приход»
• При продаже — уменьшаете «остаток»
• Каждый месяц проводите инвентаризацию — пересчитываете товар на складе и сверяете с таблицей

Минусы: легко ошибиться, неудобно при росте ассортимента, нет синхронизации с сайтом.

Автоматизированный способ

Современные платформы позволяют автоматизировать весь процесс:

• При поступлении товара — вы вводите количество, и система обновляет остатки
• При оформлении заказа — количество автоматически списывается со склада
• При низком остатке — система предупреждает: «Осталось 3 штуки, закажите еще»
• Отчеты по остаткам формируются в один клик

Такие системы интегрируются с сайтом, платёжными шлюзами и даже с 1С — обеспечивая полную синхронизацию данных. Это особенно важно, если вы продаете через маркетплейсы — остатки должны быть актуальны на всех площадках.

Примеры типичных ошибок в складском учете

Рекомендация: проводите инвентаризацию хотя бы раз в квартал. Сравнивайте данные системы с реальными остатками — и устраняйте расхождения.

Бухгалтер для интернет-магазина: нужен или нет?

Многие предприниматели задаются вопросом: «Сколько стоит бухгалтер?» и «Можно ли обойтись без него?»

Когда бухгалтер обязателен

• Вы работаете на ОСНО — требует сложного учета
• У вас более 5 сотрудников
• Вы работаете с юридическими лицами и выставляете счета-фактуры
• Вы планируете привлекать инвестиции или брать кредит
• Вы планируете масштабироваться до 50+ заказов в день

В этих случаях бухгалтер — не роскошь, а необходимость. Один ошибочный отчет может привести к штрафу в 10–50 тысяч рублей, а если налоговая проведет проверку — доначисления могут достигать сотен тысяч.

Когда можно обойтись без штатного бухгалтера

• Вы на УСН «доходы» — отчетность простая
• У вас 1–2 сотрудника или вы работаете в одиночку
• Оборот не превышает 10–20 млн рублей в год
• Вы используете облачные сервисы с автоматизированной отчетностью

В таких случаях можно использовать:

• Бухгалтерские онлайн-сервисы — «Контур.Эльба», «Бухгалтерия.Ру», «МойСклад» с бухучетом
• Услуги аутсорсинговых бухгалтеров — платите за подготовку отчетов, а не за зарплату
• Бухгалтера-удаленщиков — часто работают по подписке от 2–5 тысяч рублей в месяц

Стоимость штатного бухгалтера в Москве — от 40 000 до 80 000 рублей в месяц плюс расходы на ПО, офис и соцпакет. Аутсорсинг обходится в 3–5 раз дешевле.

Автоматизация учета: инструменты для интернет-магазина

Современные технологии позволяют автоматизировать до 90% рутинных операций. Вот основные инструменты, которые стоит использовать:

1. Облачные системы учета

Примеры: «Контур.Эльба», «Бухгалтерия.Ру», «1С:Предприятие (облачная версия)»

Функции:

• Автоматическая загрузка выписок из банка
• Импорт заказов с сайта
• Формирование чеков онлайн-кассы
• Генерация отчетов по налогам
• Синхронизация с сайтом и складом

Плюсы: доступ из любого устройства, автоматические напоминания о сроках отчетности, поддержка 24/7.

2. Интеграция с маркетплейсами и платёжными системами

Если вы продаете на Ozon, Wildberries или Яндекс.Маркет — подключите интеграцию с вашей системой учета. Тогда:

• Заказы автоматически попадают в учет
• Деньги поступают и отражаются как доход
• Комиссии маркетплейса — как расходы

Это устраняет ручной ввод и исключает ошибки.

3. Учет склада через CRM или ERP

Платформы вроде «МойСклад», «Bitrix24» или «1С:Управление торговлей» позволяют:

• Вести учет остатков на нескольких складах
• Настроить автоматические уведомления о низких запасах
• Генерировать отчеты по продажам и прибыльности товаров
• Связать учет с финансами — чтобы каждая продажа автоматически влияла на прибыль

Такие системы особенно полезны, если у вас есть несколько каналов продаж: сайт, маркетплейсы и офлайн-точки.

Распространенные ошибки в учете интернет-магазинов

Вот пять самых частых ошибок, которые приводят к финансовым потерям и проверкам:

Ошибка 1: Не учитывают комиссию маркетплейса

Клиент заплатил 1000 рублей, вы получили 850 — а в учете записали все 1000. Разница в 150 — это комиссия маркетплейса, и она должна быть учтена как расход. Иначе ваша прибыль будет завышена, а налог — недоимка.

Ошибка 2: Не ведут учет расходов на упаковку и доставку

Пластик, коробки, ленты, наклейки — это не «мелочь». Это прямые расходы. Если вы работаете на УСН «доходы минус расходы» — эти затраты снижают налог. Не учитывая их, вы платите лишнее.

Ошибка 3: Не ведут учет возвратов

Клиент вернул товар — вы не отразили это в учете. В итоге у вас в остатках «нет» товара, а на складе он есть. Или вы начали его снова продавать — и клиент получает два заказа. Это приводит к юридическим спорам и потерям.

Ошибка 4: Не сдают отчеты

Это самая опасная ошибка. Налоговая не предупреждает — она сразу штрафует. Штраф за просрочку отчета — 1000 рублей, и он не исчезает до тех пор, пока вы не подадите документ. А если штрафов несколько — они суммируются.

Ошибка 5: Используют личный счет для бизнеса

Переводы с личного счета на счет магазина — это серьезный риск. Налоговая может признать все доходы личными и начислить налог на доходы физических лиц. Убедитесь, что у вас есть отдельный расчетный счет для бизнеса.

Как наладить учет: пошаговый план для новичков

Вот простая инструкция, которую можно выполнить за неделю:

1. Выберите систему налогообложения — для большинства интернет-магазинов это УСН «доходы».
2. Откройте расчетный счет в банке, поддерживающем онлайн-кассы.
3. Зарегистрируйте онлайн-кассу и подключите ее к сайту или платёжной системе.
4. Выберите бухгалтерский сервис — например, «Контур.Эльба» или аналогичный.
5. Подключите интеграцию с сайтом, чтобы заказы автоматически попадали в учет.
6. Настройте складской учет — вручную или через ПО, если товаров больше 10.
7. Заведите журнал расходов — фиксируйте все платежи: хостинг, реклама, доставка.
8. Подключите автоматические уведомления о сроках отчетности.
9. Проведите первую инвентаризацию — сверьте остатки на складе с учетом.
10. Сдайте первую отчетность — даже если оборот небольшой, это обязательный шаг.

После этого ваш учет будет работать в автономном режиме — достаточно раз в месяц проверять выписки и подтверждать данные.

Когда пора переходить на профессиональный учет

Вы чувствуете, что «все работает», но:

• Вам нужно больше времени на развитие бизнеса, а не на бумажки
• Вы начинаете работать с юридическими лицами — им нужен НДС
• Вы планируете взять кредит или привлечь инвестора — они потребуют аудит
• Вы открыли филиалы или запустили доставку по регионам
• Количество заказов выросло до 100+ в день

В этих случаях переходите на:

• Штатного бухгалтера — если у вас более 5 сотрудников и оборот выше 30 млн в год
• Аутсорсинг бухгалтерии — если вы хотите сэкономить и сохранить контроль
• Систему ERP — если у вас несколько каналов продаж и складов

Не ждите, пока налоговая придет с проверкой. Лучше вложить 10–20 тысяч рублей в бухгалтера сейчас, чем заплатить 500 тысяч за ошибки позже.

Заключение: учет — это не обязанность, а стратегия

Ведение бухгалтерского и складского учета в интернет-магазине — это не рутина, а инструмент управления бизнесом. Он позволяет вам:

• Видеть реальную прибыль, а не просто «сколько продали»
• Снижать налоги за счет правильного учета расходов
• Избегать штрафов и проверок
• Принимать обоснованные решения — какие товары продавать, куда вкладывать деньги
• Повышать доверие клиентов и партнеров — профессиональный учет говорит о надежности бизнеса

Главный вывод: учет не нужно «сделать», его нужно настроить и автоматизировать. И чем раньше вы это сделаете — тем меньше рисков, больше прибыли и спокойствия вы получите.

Начните с простого: выберите УСН, откройте расчетный счет, подключите онлайн-кассу и заведите учет расходов. Через месяц вы уже будете видеть, где ваши деньги уходят — и сможете контролировать рост бизнеса. Не откладывайте это на «когда станет больше времени» — время не появится само. Его нужно создать, начав с малого.