Как вести бухгалтерию на маркетплейсах: нюансы, обзор и особенности настройки программ для учета

Работа с маркетплейсами — это не просто размещение товаров и ожидание заказов. Это сложная экосистема, в которой каждая продажа сопровождается множеством финансовых и юридических операций: удержание комиссий, начисление налогов, обработка возвратов, учет складских остатков и взаиморасчеты с посредниками. Для владельцев бизнеса, особенно тех, кто только начинает выходить на крупные платформы, бухгалтерия на маркетплейсах может стать источником серьезных ошибок, штрафов и потерь прибыли. Понимание этих процессов — не просто рекомендация, а необходимость для устойчивого развития онлайн-бизнеса.

Основы бухгалтерского учета на маркетплейсах: ключевые отличия от обычной торговли

Традиционная розничная торговля предполагает прямую продажу покупателю: товар передается в руки клиента, оформляется кассовый чек, и компания получает деньги на расчетный счет. На маркетплейсах все происходит иначе. Здесь выступает посредник — платформа, которая берет на себя часть логистических и платежных функций. Это кардинально меняет подход к учету.

Во-первых, продавец не всегда является плательщиком НДС. В большинстве случаев маркетплейс выступает в роли налогового агента — он удерживает и перечисляет налоги от имени продавца. Во-вторых, денежные средства не поступают напрямую от покупателя, а проходят через платформу с задержкой. В-третьих, сама структура доходов и расходов становится многоуровневой: выручка, комиссии, услуги доставки и хранения, возвраты — все это требует отдельного учета.

Особое внимание следует уделить схемам доставки. Наиболее распространены две модели: FBS (Fulfillment by Seller) и FBO (Fulfillment by Operator). При FBS продавец самостоятельно упаковывает и отправляет товар, неся ответственность за логистику. При FBO товар поступает на склад платформы, где все операции — от хранения до доставки — выполняются сторонней организацией. Это влияет на то, когда и как учитываются расходы, а также на момент признания выручки.

Если вы используете FBO, то ваш товар становится «отгруженным» с момента передачи на склад платформы — даже если покупатель еще не получил его. Это означает, что выручка должна быть признана именно в этот момент, а не после оплаты. Нарушение этого правила — частая причина налоговых проверок и доначислений.

Какие стороны участвуют в транзакции на маркетплейсе?

Понимание участников сделки — основа корректного учета. На платформе участвуют три ключевые стороны:

• Продавец — владелец товара, который размещает его на маркетплейсе. Может быть юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем или самозанятым.
• Покупатель — конечный потребитель. В некоторых случаях, например на Wildberries, только физические лица могут совершать покупки.
• Платформа (оператор) — посредник, который обеспечивает техническую инфраструктуру, прием платежей, логистику и расчеты. Выступает налоговым агентом в большинстве случаев.

Именно между продавцом и платформой заключается договор, в котором прописаны условия комиссий, сроки выплат и обязанности по документообороту. Этот договор — ваш главный финансовый ориентир. Его нужно изучить до начала работы, чтобы понять, кто за что отвечает и как формируются финансовые потоки.

Налоговые режимы и их влияние на учет

Выбор налоговой системы — один из первых и самых важных шагов при выходе на маркетплейсы. От этого зависит, как вы будете считать доходы, какие документы оформлять и с какими рисками столкнетесь.

Самозанятые: простота и ограничения

Режим налогообложения для самозанятых (НПД) привлекает многих малых продавцов. Его преимущества очевидны: отсутствие необходимости сдавать декларации, автоматический расчет налога в мобильном приложении, отсутствие обязательных страховых взносов и онлайн-касс. Налоговая ставка — 4% при продажах физическим лицам и 6% — юридическим.

Однако у этого режима есть серьезные ограничения. Доход не может превышать 2,4 миллиона рублей в год. Нельзя нанимать сотрудников. Запрещена реализация подакцизной продукции и товаров, требующих обязательной маркировки. Кроме того, самозанятый не может открыть расчетный счет — все средства поступают на личную карту. Это затрудняет оформление документов, подтверждающих происхождение средств, и может вызвать вопросы у банка или налоговой.

Также важно понимать: самозанятый не может выставлять УПД (универсальный передаточный документ) как продавец. Вместо этого платформа выдает документы, подтверждающие реализацию и удержание налога. Это означает, что вы не можете использовать УПД для подтверждения расходов на закупку товара. Все доказательства затрат должны храниться отдельно — это важный нюанс для бухгалтерии.

УСН: выбор между «Доходами» и «Доходы минус расходы»

Индивидуальные предприниматели и ООО чаще выбирают упрощенную систему налогообложения (УСН). Здесь есть два варианта: 6% от доходов или 15% от разницы между доходами и расходами.

Если ваша маржа высока, а расходы на логистику и рекламу минимальны — выгоднее «Доходы». Если же вы активно инвестируете в закупки, доставку и маркетинг — «Доходы минус расходы» позволит существенно снизить налоговую нагрузку.

Важно: расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Это значит, что вы должны иметь:

• Договоры с поставщиками
• Счета-фактуры или другие подтверждающие документы
• Документы на оплату доставки и хранения (УПД от платформы)
• Отчеты о возвратах и списаниях

Некоторые предприниматели ошибочно считают, что комиссия маркетплейса — это расход. Это не так. Комиссия удерживается из выручки, и она уже учтена в чистом доходе. Поэтому ее нельзя дважды учитывать как расход. Правильно: выручка = сумма от платформы до удержания комиссии. Комиссия — это часть выручки, а не отдельный расход.

Патентная система: почему она не подходит

Многие предприниматели, привыкшие к патентной системе налогообложения (ПСН) для розничной торговли, пытаются использовать ее и на маркетплейсах. Однако законодательство прямо запрещает это. Патент действует только для торговли в стационарных точках или на рынках. Онлайн-продажи через маркетплейсы относятся к торговле через интернет — и для них применяются другие режимы: НПД или УСН.

Попытка применить патент в этом случае — прямой путь к штрафам. Налоговая инспекция проверит тип вашей деятельности по ОКВЭД и обнаружит несоответствие. Следствием станет доначисление налогов, пени и возможное признание деятельности незаконной.

ОКВЭД: как правильно выбрать код деятельности

Выбор ОКВЭД — не формальность. Это определяет, к какой категории торговли относится ваш бизнес, какие налоговые льготы вы можете получить и как будут интерпретироваться ваши операции.

Если ваша основная деятельность — продажа товаров через интернет, то правильный код: 47.91 — «Торговля розничная по почте или по информационно-коммуникационной сети интернет». Этот код подходит, если вы не производите товары, а только их реализуете. Он используется в 70% случаев среди продавцов на маркетплейсах.

Если же вы производите товары самостоятельно — например, шьете одежду или изготавливаете аксессуары — вам нужно указать код производственной деятельности. Например:

• 14.11 — Производство одежды из кожи
• 14.14 — Производство нательного белья
• 14.19 — Производство другой одежды

Здесь важна пропорция: если более 70% вашей выручки приходит от онлайн-продаж, то даже при наличии производства ОКВЭД 47.91 остается основным. Но если вы производите товар и продаете его на маркетплейсе — у вас может быть два кода: основной (производство) и дополнительный (розничная торговля). Это требует более сложного учета, но позволяет корректно распределять расходы.

Слишком часто предприниматели выбирают ОКВЭД «по ощущениям». Это опасно. Налоговая может запросить подтверждение соответствия деятельности коду — и если вы продаете мебель, а указали «оптовая торговля», это будет считаться нарушением. Проверяйте актуальную классификацию в реестре ОКВЭД, утвержденном приказом Росстата.

Налоговый мониторинг: что это и как с этим жить

С 2020 года крупные маркетплейсы перешли на систему налогового мониторинга. Это означает, что платформы обязаны передавать в Федеральную налоговую службу данные о всех сделках: кто продал, кому продал, какая сумма была, когда произошла транзакция. И это происходит в режиме реального времени.

Плюс этого механизма — отсутствие камеральных и выездных проверок. Но минус в том, что инспекция может запросить любые данные о ваших контрагентах: поставщиках, логистических компаниях, банках. Они смогут сравнить ваши налоговые декларации с данными маркетплейса — и если есть расхождения, начнется проверка.

Как избежать проблем?

1. Ведите учет в точном соответствии с данными платформы. Если маркетплейс показывает, что за месяц вы продали 10 000 единиц товара на сумму 2 млн рублей — ваши отчеты должны совпадать.
2. Не используйте «серые» схемы. Например, если вы получаете деньги от платформы на личную карту и потом «переводите» их в кассу компании — это вызовет подозрения. Все средства должны проходить через официальные каналы.
3. Сохраняйте все документы минимум 5 лет. Это касается УПД, актов взаимозачетов, банковских выписок и отчетов о реализации.

Налоговый мониторинг — это не угроза, а инструмент прозрачности. Если вы честно ведете учет — он работает на вас: снижает риски проверок, ускоряет обработку заявок и повышает доверие к вашему бизнесу.

Обязательные документы для бухгалтерии на маркетплейсах

Без правильных документов бухгалтерия превращается в игру с неизвестными. Вы не сможете подтвердить доходы, расходы или возвраты — и рискуете потерять деньги на штрафах. Вот список документов, которые должны быть у вас в архиве:

Эти документы — основа вашей бухгалтерии. Без них вы не сможете:

• Подтвердить доходы при налоговой проверке
• Признать расходы на логистику
• Сделать корректировки по возвратам
• Обосновать отсутствие НДС

Рекомендуем завести отдельную папку в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск) и складывать все документы по месяцам с названием в формате: «2024_12_УПД_комиссия_Wildberries.pdf». Так вы избежите хаоса и сможете быстро найти нужный файл.

Программное обеспечение для учета: сравнение решений

Ручной учет на маркетплейсах — это утомительная, ошибка-подверженная задача. Каждая продажа требует учета: комиссионных сборов, доставки, возвратов, налогов. В условиях роста объемов — это становится невозможным.

Решение — специализированное программное обеспечение. Ниже представлены два наиболее востребованных варианта.

«1С: Бухгалтерия»

Это мощная система, используемая крупными компаниями и бухгалтерскими фирмами. Ее преимущества:

• Полная интеграция с налоговым учетом
• Поддержка всех видов операций: отгрузки, возвраты, комиссии
• Возможность настройки под любую модель работы (FBS/FBO)
• Создание отчетов по требованиям ФНС

Однако у нее есть существенные недостатки:

• Сложность настройки — требует знаний бухгалтерского учета
• Высокая стоимость лицензий и поддержки
• Долгий процесс обучения сотрудников

Настройка включает:

1. Активация функции «Комиссионная торговля»
2. Настройка договоров с платформой как с комиссионером
3. Привязка счетов: 45 — «Товары отгруженные», 76.09 — «Расчеты с покупателями и авансы полученные», 60.01 — «Расчеты с поставщиками»
4. Формирование документов: «Реализация товаров, услуги, комиссия», «Отчет комиссионера», «Акт взаимозачета»
5. Учет возвратов через «Возврат товара от покупателя»
6. Подключение банковских выписок для автоматического зачисления средств

Эта система — идеальна для компаний с оборотом свыше 50 млн рублей в год и штатом бухгалтеров. Для малого бизнеса — перегрузка.

«Мое дело»

Это облачное решение, созданное специально для самозанятых и ИП. Его ключевые особенности:

• Простой интерфейс — подходит даже без бухгалтерского образования
• Автоматическая интеграция с Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет
• Поддержка учета по агентской схеме
• Формирование УПД и отчетов в один клик
• Бесплатная версия с базовым функционалом

Как работает программа?

1. Вы вводите ИНН маркетплейса — система автоматически создает склад на счете 45 «Товары отгруженные».
2. Когда вы передаете товар на склад платформы — создаете УПД с типом «Перемещение на склад комиссионера».
3. Каждый день программа автоматически загружает отчет о продажах с платформы.
4. После зачисления денег — система обновляет остатки, формирует доход и автоматически рассчитывает налог.
5. Все документы (УПД, акты, выписки) сохраняются в электронном виде и могут быть отправлены в ФНС.

«Мое дело» — идеальный выбор для ИП и самозанятых, которые хотят вести учет без лишней сложности. Он не заменяет бухгалтера, но значительно упрощает задачу.

5 распространенных ошибок в бухгалтерии на маркетплейсах

Несмотря на доступность информации, ошибки в учете остаются стандартными. Вот пять самых частых — и самых дорогих.

1. Учет выручки до поступления денег

Многие предприниматели считают, что выручка возникает в момент продажи. Это неверно. Выручка признается, когда есть подтверждение получения денег — то есть после зачисления на ваш счет. Если вы начнете платить налоги с «предполагаемой» выручки — вас ожидает доначисление.

2. Неправильная обработка возвратов

Возврат товара — это не просто «отмена заказа». Это операция, требующая документального оформления. Если вы не отражаете возвраты в учете — ваша прибыль будет завышена, а налоги — занижены. Это прямой путь к штрафу.

Правильно: оформите УПД на возврат, отразите его как «возврат реализации» и уменьшите выручку. Не забудьте про НДС — его тоже нужно корректировать.

3. Игнорирование комиссий и услуг

Комиссия платформы — это не «затрата», а часть выручки. А вот услуги хранения и доставки — это настоящие расходы, которые можно учитывать. Но только если вы получили УПД от платформы. Без документа — расход не подтвержден, и его нельзя вычесть.

4. Ручной ввод данных

Вручную вносить данные по 500+ заказам в месяц — это неэффективно и рискованно. Ошибки неизбежны: пропущенные строки, неверные суммы, дублирование. Результат — искаженная финансовая картина.

Решение: используйте автоматизацию. Подключите интеграцию с маркетплейсом через API или импорт файлов Excel. Это сэкономит вам 15–20 часов в месяц и уменьшит количество ошибок на 90%.

5. Неправильный выбор ОКВЭД

Как уже упоминалось, неправильный код — это не просто ошибка. Это повод для проверки и доначисления налогов. Если вы продаете электронику, а указали «оптовая торговля одеждой» — инспектор будет считать вас нарушителем. Проверяйте коды регулярно, особенно если вы расширяете ассортимент.

Как управлять запасами на маркетплейсах

Запасы — это кислород вашего бизнеса. Но на маркетплейсах они распределены по нескольким точкам: ваш склад, склад платформы, в пути, на пунктах выдачи. Это усложняет учет.

Вот как правильно управлять остатками:

1. Используйте систему учета с функцией остатков. Простые Excel-таблицы не справятся — нужна база с динамическим учетом.
2. Фиксируйте каждое перемещение. Когда товар уходит с вашего склада на склад платформы — это не продажа, а перемещение. Оно должно отражаться как Дт 45 Кт 41.
3. Регулярно сверяйте остатки. Каждый месяц проводите инвентаризацию: сравните данные системы с фактическим наличием.
4. Учитывайте возвраты как пополнение. Товар, возвращенный покупателем и принятый на склад платформы — это возврат запасов. Его нужно добавить к остаткам.
5. Определяйте минимальный уровень запасов. Установите порог, при котором нужно пополнять товар. Это предотвратит сбои в продажах.

Продавцы, которые не контролируют остатки, сталкиваются с ситуацией: «у меня в наличии 10 штук», а на маркетплейсе продано 25. Это приводит к отмене заказов, падению рейтинга и потере клиентов.

Рекомендации по выбору бухгалтера

Многие предприниматели ошибочно полагают, что любой бухгалтер справится с маркетплейсами. Это не так.

Бухгалтер, работающий с магазинами одежды и кафе, не знает особенностей комиссий, УПД от платформ, налогового мониторинга и схем FBS/FBO. Он может перепутать выручку с доходом, не отразить возвраты или неправильно начислить налог.

Как найти подходящего специалиста?

• Ищите опыт в e-commerce. Задайте вопрос: «Какие маркетплейсы вы уже обслуживали?»
• Проверьте, использует ли он специализированное ПО. Если он работает только в Excel — это повод насторожиться.
• Запросите кейсы. «Как вы решали проблему с возвратами у клиента на Ozon?»
• Проверьте отзывы. Ищите не просто «хороший специалист», а того, кто понимает логистику маркетплейсов.

Если вы только начинаете — рассмотрите аутсорсинг бухгалтерии. Многие компании предлагают услуги по ведению учета на маркетплейсах за фиксированную плату. Это дешевле, чем нанимать штатного бухгалтера, и надежнее, чем делать все самостоятельно.

Заключение: как построить устойчивую бухгалтерию на маркетплейсах

Бухгалтерия на маркетплейсах — это не дополнительная обязанность, а стратегический инструмент. Она позволяет вам:

• Видеть реальную прибыль, а не просто «сумму зачислений»
• Избежать штрафов и проверок
• Оптимизировать расходы на логистику и хранение
• Принимать обоснованные решения: когда расширять ассортимент, где сокращать затраты
• Повышать доверие партнеров и банков

Чтобы построить надежную систему учета, следуйте этим шагам:

1. Выберите правильный налоговый режим — НПД для малых продавцов, УСН для ИП и ООО.
2. Определите основной ОКВЭД, соответствующий вашей деятельности.
3. Изучите договор с платформой, особенно разделы о комиссиях и документообороте.
4. Настройте учетную систему: используйте «1С» для крупного бизнеса, «Мое дело» — для ИП и самозанятых.
5. Автоматизируйте процесс: подключите импорт данных с маркетплейса.
6. Сохраняйте все документы: УПД, акты, выписки — минимум 5 лет.
7. Найдите специалиста, который понимает маркетплейсы — не просто бухгалтера, а эксперта в e-commerce.

Ваша бухгалтерия — это не просто отчеты в ФНС. Это карта вашего бизнеса. Каждая цифра, каждая проводка — это часть вашей финансовой истории. Правильный учет дает вам не только законность, но и контроль. А контроль — это основа устойчивого роста.