УСН для интернет-магазина: как использовать упрощенку в e-commerce, правила расчета налога и заполнения деклараций

Для владельцев интернет-магазинов выбор системы налогообложения — не просто формальность, а критически важное решение, напрямую влияющее на прибыль, управляемость бизнеса и финансовую устойчивость. Упрощенная система налогообложения (УСН) стала популярным выбором среди малых и средних онлайн-предпринимателей, ведь она упрощает бухгалтерский учет, снижает налоговое бремя и позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной волоките. Однако многие предприниматели сталкиваются с путаницей: как правильно перейти на УСН? Какой объект налогообложения выбрать — «Доходы» или «Доходы минус расходы»? Когда и как подавать декларации? В этой статье мы подробно разберем все аспекты применения УСН в сфере электронной коммерции, чтобы вы могли принять обоснованное решение и избежать типичных ошибок, которые могут привести к штрафам или лишним расходам.

Что такое упрощенная система налогообложения (УСН)

Упрощенная система налогообложения — это специальный налоговый режим, созданный для поддержки малого и среднего бизнеса. В отличие от общей системы налогообложения (ОСН), при которой компании обязаны платить НДС, налог на прибыль, налог на имущество и вести сложную бухгалтерскую отчетность, УСН позволяет упростить процесс: платить один налог вместо нескольких и вести более простой учет.

Основная идея УСН — снизить административную нагрузку на предпринимателей. Вместо того чтобы вести полный бухгалтерский учет, сдавать декларации по нескольким налогам и собирать пачки первичных документов, вы можете использовать упрощенную форму учета — «Книгу учета доходов и расходов». Это особенно ценно для онлайн-бизнеса, где ресурсы ограничены, а время — главный актив.

УСН доступна как для индивидуальных предпринимателей (ИП), так и для юридических лиц (ООО). Важно понимать: переход на УСН не является автоматическим. Если вы зарегистрировали ИП или ООО, по умолчанию вы будете находиться на ОСН — и только при подаче специального уведомления в налоговую службу вы сможете перейти на упрощенную систему. Пропустив этот срок, вы рискуете остаться на ОСН на целый год — с дополнительными обязательствами, высокими ставками и необходимостью вести полную бухгалтерию.

Два объекта налогообложения: в чем разница

При переходе на УСН предприниматель обязан выбрать один из двух объектов налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы». От этого выбора зависит не только размер налога, но и порядок ведения учета, а также потенциальные возможности для снижения налоговой базы.

Выбор между этими двумя режимами — один из самых важных решений, которое предприниматель принимает при запуске онлайн-магазина. Ошибка в выборе может привести к переплате налогов на десятки или даже сотни тысяч рублей в год. Давайте разберем оба варианта подробно.

УСН «Доходы»: плати с выручки

При выборе объекта «Доходы» налог начисляется исключительно на общую выручку — то есть на сумму всех поступлений от продаж, независимо от того, были ли у вас расходы или вы работали в убыток. Ставка налога по этому режиму составляет 6% от выручки.

Пример: ваш интернет-магазин за год получил 1 200 000 рублей от продаж. Вы потратили 950 000 рублей на закупку товаров, рекламу, аренду и зарплаты. Несмотря на то, что ваша чистая прибыль составила всего 250 000 рублей, налог вам нужно заплатить с полной выручки — 1 200 000 × 6% = 72 000 рублей.

Плюсы режима «Доходы»:

• Простота учета — не нужно отслеживать расходы, вести детальный учет затрат.
• Меньше документооборота — нет необходимости хранить кучу чеков, счетов-фактур и актов.
• Быстрое заполнение декларации — достаточно внести общую сумму выручки.

Минусы режима «Доходы»:

• Налог платится даже при убытках — если в этом году вы продали 1 млн рублей, но потратили 1,5 млн, налог все равно будет рассчитан с 1 млн.
• Нет возможности снижать налоговую базу за счет расходов — все затраты игнорируются.
• Не подходит для бизнеса с высокими издержками — например, для магазинов с собственным складом, логистикой или крупными маркетинговыми бюджетами.

Этот режим наиболее выгоден для предпринимателей с низкими операционными расходами: например, тех, кто продает цифровые товары, работает по принципу dropshipping или использует минимальные затраты на рекламу и логистику.

УСН «Доходы минус расходы»: плати с прибыли

Этот режим предполагает, что налог начисляется не на всю выручку, а только на разницу между доходами и расходами — то есть на чистую прибыль. Ставка налога по этому объекту — 15% (в некоторых регионах может быть снижена до 5%).

Пример: вы заработали на продажах 1 200 000 рублей, но потратили 950 000 рублей на закупку товаров, доставку, рекламу и зарплаты. Ваша прибыль — 250 000 рублей. Налог: 250 000 × 15% = 37 500 рублей. В этом случае вы заплатили в два раза меньше, чем при режиме «Доходы».

Казалось бы, выбор очевиден — «Доходы минус расходы» всегда выгоднее. Но это не так.

Представьте, что вы продали 1 200 000 рублей, а расходы составили всего 300 000 рублей. Тогда прибыль — 900 000 рублей, налог — 135 000 рублей. При режиме «Доходы» налог был бы 72 000 рублей. В этом случае «Доходы» оказались выгоднее.

Таким образом, выбор зависит от доли затрат в выручке. Если ваши расходы превышают 70% от доходов — выбирайте «Доходы минус расходы». Если расходы низкие — лучше «Доходы».

Как рассчитать, какой режим выгоднее?

Прежде чем подавать уведомление о переходе на УСН, рекомендуется провести предварительный расчет. Это несложная задача — достаточно взять данные за последние 3–6 месяцев и сделать прогноз.

Создайте таблицу с тремя колонками: выручка, расходы и чистая прибыль. Рассчитайте среднемесячные показатели, умножьте на 12 и сравните налоги.

В приведенном примере второй режим выгоднее. Но если бы расходы были 800 000 рублей, налог по «Доходам» остался бы 72 000, а по «Доходы минус расходы» — 60 000 (15% от 400 000). Разница — всего 12 000 рублей. А если расходы упадут до 500 000, налог по второму режиму станет 105 000 рублей — и тогда «Доходы» снова окажутся выгоднее.

Вывод: нет универсального ответа. Каждый бизнес уникален. Проведите расчеты на основе своих данных — и только после этого выбирайте режим.

Кто может применять УСН: критерии и ограничения

Упрощенная система налогообложения — не панацея. Она имеет четкие ограничения, и если вы им не соответствуете, переход на УСН будет невозможен. Нарушение этих условий ведет к автоматическому переводу на ОСН с штрафами и перерасчетом налогов за прошедший период.

Вот основные критерии, которые должен соблюдать предприниматель:

• Количество сотрудников — не более 100 человек. Этот лимит включает всех, кто числится в штате: постоянные сотрудники, временные работники, удаленные фрилансеры с договорами. Если вы планируете масштабироваться — учитывайте этот порог.
• Годовой доход — не более 150 миллионов рублей. Этот лимит распространяется на все доходы, включая выручку от онлайн-продаж, услуги, аренду и прочие источники. Важно: доход считается без НДС, если вы не являетесь плательщиком этого налога.
• Остаточная стоимость активов — не более 150 миллионов рублей. Это общая балансовая стоимость имущества, которое вы используете в бизнесе: серверы, компьютеры, складское оборудование, транспорт, лицензии. Если вы купили дорогое программное обеспечение или оборудование — это учитывается.
• Доля участия других организаций — не более 25%. Это означает, что если в вашем ООО есть инвесторы или партнеры с долей более 25%, вы не можете применять УСН.
• Отсутствие филиалов. Юридические лица, имеющие обособленные подразделения (филиалы или представительства), не имеют права применять УСН. Это важно для тех, кто планирует открывать офисы в других регионах.

Если вы уже работаете на УСН и в течение года превысили хотя бы один из этих лимитов — вы теряете право на упрощенный режим с начала того календарного года, в котором произошло нарушение. То есть вам придется перейти на ОСН, сдать декларации за весь год по общей системе и заплатить налоги, которые вы не платили ранее.

Важно: если у вас есть несколько видов деятельности — например, интернет-магазин и услуги по дизайну — вы все равно можете применять УСН, если суммарные показатели по всем направлениям не превышают лимитов. Главное — вести единый учет доходов и расходов.

Как перейти на УСН: сроки, документы и ловушки

Переход на УСН — это не просто выбор в форме, а строго регламентированный процесс. Пропустить срок — значит лишиться выгоды на целый год.

Когда можно подать уведомление

Существует два варианта перехода:

1. При регистрации ИП или ООО — в течение 30 дней с даты государственной регистрации. Это самый удобный и надежный способ.
2. С начала календарного года — если вы уже работаете на ОСН, вы можете перейти на УСН с 1 января следующего года. Для этого нужно подать уведомление до 31 декабря текущего года.

Если вы зарегистрировались 5 ноября — у вас есть до 5 декабря, чтобы подать уведомление. Если вы сделали это 10 декабря — все в порядке. Но если вы зарегистрировались 30 ноября, а подали уведомление 1 февраля — вы пропустили срок. И на следующий год вы будете платить по ОСН.

Здесь кроется главная ловушка: срок отсчитывается не с даты получения документов, а с даты регистрации. Многие предприниматели ошибочно считают, что у них есть 30 дней с момента, когда они получили пакет документов в руки. Но если вы регистрировались через МФЦ, а процесс занял 14 дней — дата регистрации все равно остается той, что указана в выписке из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. Проверяйте эту дату в уведомлении от налоговой — она там всегда указана.

Какие документы нужны

Для перехода на УСН необходимо подать в налоговую службу уведомление по форме №26.2-1 (КНД 1150001). Документ заполняется в двух экземплярах — один остается в налоговой, второй возвращается вам с отметкой о принятии. Это ваша подтверждение, что заявка была принята.

В уведомлении необходимо указать:

• Код налогового органа, в который подается заявление — он соответствует месту регистрации вашего ИП или ООО.
• ФИО индивидуального предпринимателя или полное наименование организации.
• Дата перехода — 1 января или дата регистрации (в зависимости от случая).
• Выбранный объект налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы». Выберите только один — нельзя сразу два.
• Сумма дохода за 9 месяцев предыдущего года — только если вы переходите с другого режима (например, ЕНВД или ОСН).
• Контактные данные: телефон, адрес электронной почты (если есть).
• Подпись — личная подпись ИП или генерального директора с печатью (если у ООО есть печать).

Документ можно подать тремя способами:

• Лично — в налоговую инспекцию по месту регистрации. Возьмите с собой паспорт и копию свидетельства о регистрации.
• Через МФЦ — но не все центры принимают такие уведомления. Уточните заранее.
• Электронно — через личный кабинет налогоплательщика с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Это самый быстрый и надежный способ — документ приходит в налоговую мгновенно, а подтверждение вы получаете по электронной почте.

Важно: подавать заявление через почту или онлайн-сервисы без УКЭП нельзя. Любая подпись без квалифицированной электронной подписи не имеет юридической силы.

Что будет, если не подать уведомление?

Если вы не подали уведомление в установленный срок — вы автоматически остаетесь на ОСН. Это значит:

• Вы обязаны платить налог на прибыль (20% от прибыли).
• Вы обязаны платить НДС, если продаете физическим лицам или организациям.
• Вы обязаны вести полную бухгалтерскую отчетность: проводки, оборотные ведомости, баланс, прибыль и убытки.
• Вы обязаны сдавать отчеты в ПФР, ФСС и Росстат.
• Все первичные документы — чеки, счета-фактуры, акты — должны храниться 5 лет.

Это значительно увеличивает нагрузку. Многие предприниматели, не успевшие подать уведомление, в течение года платили в 2–3 раза больше налогов и тратили десятки часов на бухгалтерию. Некоторые даже закрывали бизнес, чтобы не платить штрафы.

Какие расходы можно учесть при УСН «Доходы минус расходы»

Если вы выбрали режим «Доходы минус расходы», важно понимать, какие затраты можно включить в налоговую базу. Это не просто «все, что потратил» — есть четкий перечень, установленный статьей 346.16 Налогового кодекса РФ.

Вот список расходов, которые можно уменьшать налогооблагаемую базу:

• Затраты на закупку товаров — основная статья для интернет-магазинов. Включаются только товары, которые были реализованы в отчетном периоде.
• Аренда помещений — офиса, склада, логистического центра.
• Услуги связи и интернета — мобильная связь, интернет, домашний телефон.
• Реклама и продвижение — платные объявления в соцсетях, контекстная реклама, SMM-услуги, таргетинг.
• Покупка оборудования — компьютеры, принтеры, ККТ (кассовые аппараты), сканеры штрих-кодов, серверы.
• Оплата труда сотрудников — зарплаты, премии, отпускные, больничные.
• Страхование — ОСАГО, КАСКО, страховка имущества, страхование ответственности.
• Проценты по кредитам — только если деньги были использованы на нужды бизнеса: закупка товаров, развитие сайта, покупка оборудования.
• Услуги бухгалтерии и юристов — если они связаны с ведением учета, подготовкой отчетности.
• Оплата банковских услуг — комиссии за переводы, ведение расчетного счета, эквайринг.
• Расходы на дизайн и разработку сайта — если сайт является основным инструментом продаж.
• Оплата платформ и сервисов — абонентская плата за интернет-магазины, CRM, аналитические системы.

Все эти расходы должны быть документально подтверждены. Это значит: у вас должны быть счета-фактуры, товарные накладные, договоры с поставщиками, кассовые чеки, выписки из банка. Без документов налоговая не примет расходы к уменьшению.

Что нельзя включать в расходы

Некоторые траты, хотя и кажутся бизнес-расходами, налоговая не признает. Сюда относятся:

• Покупка питьевой воды, чая, кофе для офиса.
• Туалетная бумага, мыло, бумажные полотенца.
• Оформление корпоративных подарков для клиентов — если это не реклама.
• Затраты на личные нужды предпринимателя — например, покупка автомобиля для личного пользования.
• Штрафы и пени — их нельзя уменьшать налогооблагаемую базу.
• Расходы, не связанные с деятельностью — например, поездка на отдых или покупка подарков родственникам.

Но есть хитрости. Например, если вы проводите корпоративный праздник в ресторане и оформляете это как «обучение сотрудников» или «проведение конференции по повышению мотивации», налоговая может принять расходы. Главное — чтобы в договоре с рестораном было указано, что мероприятие носит «образовательный» или «корпоративно-развлекательный» характер. Это не юридическая лазейка, а законное толкование статьи 252 НК РФ — расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Декларации, авансовые платежи и сроки сдачи

При УСН обязанности по отчетности значительно проще, чем при ОСН. Но они все же существуют.

Авансовые платежи

Платежи по УСН делятся на два типа: авансовые и итоговый. Авансовые платежи уплачиваются ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Пример: в первом квартале (январь–март) вы получили доход 400 000 рублей. Если выбрали «Доходы», авансовый платеж — 400 000 × 6% = 24 000 рублей. Его нужно заплатить до 25 апреля.

Если выбрали «Доходы минус расходы» — сначала считайте прибыль: доход 400 000 минус расходы 250 000 = 150 000. Налог: 150 000 × 15% = 22 500 рублей. Платеж до 25 апреля.

Если у вас есть переплата — например, вы заплатили больше в первом квартале — это можно зачесть в следующих платежах. Главное — сохранять все квитанции.

Годовая декларация

Годовую декларацию по УСН нужно подать до 31 марта года, следующего за отчетным. Например, декларация за 2024 год подается до 31 марта 2025 года.

Декларация оформляется по форме № 26.2-1 (КНД 1152017). Заполнить ее можно:

• Самостоятельно — если вы уверены в своих расчетах.
• Через бухгалтера — если хотите избежать ошибок.
• С помощью онлайн-сервисов — многие бухгалтерские платформы автоматически генерируют декларацию на основе вашей «Книги учета доходов и расходов».

В декларации нужно указать:

• Общую сумму дохода за год.
• Сумму расходов (если выбран «Доходы минус расходы»).
• Сумму налога к уплате.
• Суммы авансовых платежей, уже внесенных в течение года.
• Итоговую сумму к доплате или переплату.

Если вы заплатили авансы в полном объеме — декларация подается как «нулевая» (все суммы равны нулю). Если вы переплатили — можно подать заявление на возврат или зачет.

Книга учета доходов и расходов

Это обязательный документ при УСН. Его ведут все предприниматели, независимо от выбранного объекта налогообложения. Книга может быть в бумажном или электронном виде — главное, чтобы она была пронумерована, прошита и скреплена подписью.

В книге регистрируются:

• Все доходы — поступления на расчетный счет, наличные, переводы с маркетплейсов.
• Все расходы — по счетам, чекам, договорам. Дата и сумма — обязательно.

Ведение книги не требует бухгалтерского образования. Главное — порядок и регулярность. Записи делают ежедневно или хотя бы раз в неделю. Это снижает риск ошибок при сдаче декларации.

Налоговые каникулы и региональные льготы

В 2025 году в некоторых регионах России действуют налоговые каникулы для новых предпринимателей. Это означает, что в течение двух лет после регистрации вы можете платить 0% налога при УСН.

Условия для льготы:

• Вы — новый ИП, зарегистрированный после 1 января 2023 года.
• Ваша деятельность относится к одной из следующих сфер: производство, социальные услуги, научная деятельность или бытовые услуги населению.
• Вы применяете УСН «Доходы» с налоговой ставкой 0%.

Например, если вы открываете интернет-магазин по продаже экологичной косметики, а ваша деятельность относится к сфере «бытовые услуги» — вы можете попасть под льготу. Проверьте в своем регионе — многие субъекты РФ продлевают каникулы до 2027 года. В Москве, Санкт-Петербурге, Татарстане и Краснодарском крае такие меры действуют активно.

Также регионы могут снижать ставки:

• По режиму «Доходы» — до 1% вместо 6%.
• По режиму «Доходы минус расходы» — до 5% вместо 15%.

В регионах с высоким уровнем предпринимательства — например, в Казани или Новосибирске — ставки снижены на 50–80%. Это может сэкономить вам десятки тысяч рублей в год. Уточните льготы в вашей налоговой инспекции — они публикуют такие данные на официальных сайтах.

Какие изменения ожидают УСН в 2025–2026 годах

В ближайшие годы планируется ряд серьезных изменений в налоговой системе. Предприниматели должны быть готовы к новым правилам.

Отмена деклараций по УСН «Доходы»

В 2025 году для предпринимателей, применяющих УСН «Доходы», декларации по налогу отменяются. Вместо этого данные о выручке будут автоматически поступать из онлайн-касс. Это значит: если у вас есть касса, которая передает данные в ФНС — вам не нужно ничего сдавать. Система сама рассчитает налог на основе данных о продажах.

Это упрощение касается только «Доходов». Если вы выбрали «Доходы минус расходы» — декларацию подавать все равно придется.

Повышение лимитов

Ожидается увеличение предельных значений:

• Доход — с 150 млн до 200 млн рублей в год.
• Сотрудники — с 100 до 130 человек.
• Ставки — для компаний с доходом 150–200 млн и штатом 100–130 человек — ставка «Доходы» станет 8%, а «Доходы минус расходы» — 20%.

Это означает, что малый бизнес сможет расти дольше без перехода на ОСН. Но и ставки вырастут — так что важно своевременно планировать масштабирование.

Налог на профессиональный доход (НПД)

В 2025 году планируется расширить применение налога на профессиональный доход (НПД) — он уже доступен самозанятым. Возможно, в будущем ИП смогут перейти на НПД без потери статуса. Это даст возможность платить всего 4% с доходов от физлиц и 6% — от организаций. Если вы работаете с частными клиентами, это может быть выгоднее УСН.

Пример: вы продаете товары через Telegram-канал и маркетплейсы. Если клиенты — физлица, налог по НПД составит 4%. При УСН «Доходы» — 6%. Разница значительна.

Практические рекомендации для владельцев интернет-магазинов

Вот ключевые советы, которые помогут вам избежать ошибок и максимально использовать УСН:

1. Выбирайте режим на основе реальных цифр. Не гонитесь за «простотой» — считайте прибыль и расходы. Делайте прогноз на год.
2. Ведите Книгу учета ежедневно. Не откладывайте записи. Это сэкономит время при сдаче декларации.
3. Храните все документы. Даже мелкие чеки. Лучше перестраховаться, чем потерять право на уменьшение налога.
4. Подавайте уведомление в первый же месяц. Не ждите «пока подумаю». Риск потерять льготу слишком высок.
5. Учитывайте региональные льготы. Проверяйте сайт вашей налоговой — возможно, у вас есть 0% ставка.
6. Используйте онлайн-сервисы. Они автоматически подсчитывают налог, формируют декларацию и напоминают о сроках.
7. Не забывайте про авансовые платежи. Это не «дополнительный налог» — это предварительная оплата. Их можно зачесть.
8. Если вы растете — планируйте переход на ОСН. Не ждите, пока лимит превышен. Заранее подумайте о переходе — это не катастрофа, а этап развития.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли применять УСН, если я продаю через маркетплейсы?

Ответ: Да, можно. Все доходы с маркетплейсов (Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет) включаются в общую выручку. Главное — убедиться, что ваша общая выручка не превышает 150 млн рублей в год. Налог платится с общей суммы поступлений.

Вопрос: Нужно ли открывать расчетный счет при УСН?

Ответ: Для ИП — не обязательно. Можно использовать личный счет, но это рискованно: налоговая может посчитать все операции на личном счете доходом. Для ООО — расчетный счет обязателен.

Вопрос: Что делать, если я превысил лимит дохода в середине года?

Ответ: Вы теряете право на УСН с начала года. Нужно перейти на ОСН, сдать декларацию по прибыли и заплатить налоги за весь период. Лучше заранее планировать рост — чтобы не оказаться в ситуации «всё сгорело».

Вопрос: Можно ли одновременно применять УСН и патент?

Ответ: Нет. Вы можете применять только один специальный налоговый режим. Если у вас есть несколько видов деятельности — выбирайте один из них.

Вопрос: Нужно ли платить НДС при УСН?

Ответ: Обычно — нет. Но если вы выставляете счет с НДС по договору (например, клиент — юрлицо требует НДС), вы становитесь плательщиком и обязаны платить налог. Уточняйте условия с партнерами.

Заключение: почему УСН — лучший выбор для онлайн-бизнеса

Упрощенная система налогообложения — это не просто «снижение налогов», а инструмент, который позволяет предпринимателю сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной волоките. Для владельцев интернет-магазинов — где операции происходят быстро, расходы часто нестандартные, а выручка растет скачками — УСН является оптимальным решением.

Ключ к успеху — не в том, чтобы выбрать «самый низкий налог», а в том, чтобы правильно рассчитать свою модель. Проведите анализ доходов и расходов. Сравните режимы. Подайте уведомление в срок. Ведите учет регулярно. Используйте льготы региона.

Система УСН не идеальна — у нее есть ограничения. Но для подавляющего большинства малых и средних онлайн-бизнесов она остается самым сбалансированным, простым и выгодным решением. В условиях роста расходов на рекламу, логистику и технологическое сопровождение — возможность уменьшать налог на все затраты делает УСН незаменимым инструментом.

Не упускайте возможность. Сделайте правильный выбор сегодня — и спите спокойно, зная, что налоги под контролем.