Что такое пересортица товара и как её оформить

Пересортица товара — это одна из самых распространённых, но при этом часто недооцениваемых проблем в управлении складскими запасами. Она возникает, когда фактическое наличие товаров на складе не совпадает с данными в учётной системе, при этом не происходит полной потери или добавления нового наименования — вместо этого один вид товара замещается другим, часто схожим по внешнему виду, упаковке или номенклатуре. Например, вместо двух коробок грушевой карамели оказывается две коробки яблочной, а наоборот — недостающая партия грушевой карамели не исчезла, а просто оказалась в другом месте под другим наименованием. Такая ситуация не только искажает бухгалтерскую отчётность, но и ведёт к сбоям в логистике, ошибкам в отгрузках и потере доверия со стороны клиентов. В этой статье мы подробно разберём, что именно считается пересортицей, какие причины её провоцируют, как правильно оформить документы при её обнаружении и какие меры позволят минимизировать риски в будущем.

Что именно считается пересортицей?

Пересортица — это не просто ошибка в учёте, а специфический тип расхождения, при котором количество одного товара оказывается ниже нормы, а другого — выше, при этом общее количество единиц товара в целом остаётся неизменным. Ключевой признак пересортицы — взаимозаменяемость. То есть, если вы обнаружили, что у вас на 10 единиц меньше товара А и на 10 единиц больше товара Б, и эти два товара относятся к одной категории (например, конфеты разных вкусов), то это классический случай пересортицы.

Важно отличать пересортицу от других типов расхождений:

• Полная недостача: товара просто нет — его не было в наличии, и он не был зафиксирован ни на одном этапе. Это может быть кражей, порчей или ошибкой при приёмке.
• Полный излишек: товар появился без документального подтверждения — возможно, его неправильно учли при поступлении или дважды зарегистрировали.
• Смешение с другим типом продукции: если вместо карамели вы обнаружили йогурт — это не пересортица, а ошибочное перемещение или поставка неправильного товара. Такая ситуация требует иной процедуры — возврата, пересчёта поставки или корректировки заказа.

Таким образом, пересортица — это не потеря или приобретение товара, а его неправильная классификация. Она возникает тогда, когда система учёта не может корректно различить два схожих наименования, а сотрудники случайно перекладывают один товар вместо другого. В таких случаях товары физически существуют, но их учёт ведётся неверно. Именно поэтому пересортица часто остаётся незамеченной долгое время — она не вызывает явных финансовых потерь, но постепенно разрушает точность данных.

Основные причины возникновения пересортицы

Пересортица редко возникает из-за одной причины. Чаще всего это результат совокупности факторов, связанных с организацией процессов на складе. Ниже перечислены основные источники ошибок, которые приводят к подобным расхождениям.

1. Неправильная комплектация заказов

Один из самых частых источников пересортицы — ошибки при сборке заказов. Особенно это актуально для компаний, работающих с широким ассортиментом товаров, которые имеют похожую упаковку: конфеты разных вкусов, напитки в одинаковых бутылках, косметика с похожими этикетками. Если сотрудники не имеют чётких инструкций, а рабочее место перегружено и не упорядочено, вероятность ошибки возрастает в разы. Даже опытный работник может перепутать товар, если он вынужден работать в спешке или при плохом освещении. Система контроля, основанная только на визуальной проверке, неэффективна — нужен более надёжный метод идентификации.

2. Плохая организация складского пространства

Если товары схожих наименований хранятся в непосредственной близости — на одной полке, в одном ящике или даже рядом друг с другом — возрастает риск случайного перемещения. Особенно это критично при ручной погрузке, когда сотрудники не используют сканеры или маркировку. Нехватка места на складе, отсутствие зон хранения и неоптимальная планировка превращают склад в лабиринт, где легко заблудиться. В таких условиях даже минимальная невнимательность приводит к тому, что коробка с мандаринами оказывается в ящике с апельсинами, а потом — в заказе клиента.

3. Ошибки при вводе данных

Ручной ввод информации — это уязвимое место любой системы учёта. Если сотрудники вносят данные о приходе, отпуске или перемещении товаров через форму на экране, существует высокая вероятность опечатки: вместо «грушевая карамель» набирают «яблочная», или номер номенклатуры вводят с ошибкой. Такие ошибки не всегда сразу заметны — особенно если товары принадлежат одной категории и имеют схожие коды. Результат — в системе появляется дублирующая запись, а реальный товар «теряется» в несуществующем наименовании.

4. Отсутствие регулярных инвентаризаций

Чем реже проводится проверка остатков, тем больше шансов, что пересортица останется незамеченной. Если инвентаризация проводится раз в год, а склад работает на полную мощность — ошибки накапливаются месяцами. Каждая мелкая неточность в учёте — это пазл, который со временем формирует целую картину дисбаланса. Более того, если пересортица не фиксируется вовремя, её сложно корректно устранить — ведь невозможно точно определить, когда и где произошло смешение.

5. Неэффективные системы контроля качества

Многие компании не имеют четкой процедуры проверки приёмки товаров. Если накладная сверяется лишь поверхностно, а сотрудники не проверяют соответствие кода товара и его физического содержимого — всё начинается с первой поставки. Ошибка на этапе приёмки может привести к тому, что весь последующий учёт будет вестись на основе неверных данных. Это особенно опасно, если товары поступают от разных поставщиков или имеют схожие артикулы.

Как определить, что произошла пересортица?

Обнаружение пересортицы — это не случайность, а результат системной работы. Есть несколько признаков, которые должны насторожить руководителя или бухгалтера:

• Постоянные расхождения между остатками в учётной системе и фактическим наличием — особенно если они повторяются с одними и теми же наименованиями.
• Несоответствие между документами и реальностью: в накладной указан товар А, но на складе — товар Б. При этом общее количество единиц совпадает.
• Частые жалобы клиентов на получение не того товара, который заказывали — особенно если это происходит с товарами одной категории.
• При инвентаризации выявляются излишки одного наименования и недостачи другого, причём суммарное количество товаров не меняется.
• Сотрудники склада упоминают, что «всё время путают эти два вида» — это красный флаг, требующий немедленного анализа.

Если вы заметили хотя бы один из этих признаков — необходимо провести детальную проверку. Не стоит игнорировать подобные сигналы: даже незначительная пересортица может привести к серьёзным последствиям в бухгалтерии, логистике и отношениях с контрагентами.

Практический алгоритм действий при обнаружении пересортицы

Когда пересортица выявлена, важно действовать быстро и системно. Паника или попытка «закрыть глаза» на проблему лишь усугубят ситуацию. Ниже приведён пошаговый алгоритм, который поможет вам не только выявить масштаб проблемы, но и устранить её последствия.

1. Проведите полную инвентаризацию

Первое, что нужно сделать — провести полную инвентаризацию всего склада. Не ограничивайтесь проверкой одного отдела или одной категории товаров. Убедитесь, что все товары пересчитаны вручную, с использованием сканеров штрих-кодов (если они доступны). Каждый товар должен быть зафиксирован: наименование, количество, место хранения. Используйте форму ИНВ-3 — это стандартный документ, утверждённый Минфином РФ, для регистрации результатов инвентаризации. Он позволяет зафиксировать все выявленные излишки и недостачи, включая пересортицу.

2. Сверьте документы

После физического подсчёта сравните полученные данные с документами: накладными, актами приёмки, отгрузочными документами, журналами учёта. Ищите несоответствия в датах, количествах и наименованиях. Особое внимание уделите последним трем-пяти операциям по каждому из затронутых товаров — там, скорее всего, и произошла ошибка. Если вы обнаружите, что в одной накладной указан товар А, а в другой — товар Б, при этом количество совпадает, это явный признак пересортицы.

3. Проанализируйте причины

После сбора данных — пришло время анализа. Проведите интервью с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение и отгрузку. Задайте открытые вопросы: «Что могло привести к такой путанице?», «Где вы чаще всего ошибаетесь?». Возможно, сотрудники сами знают о проблеме, но не сообщали из-за страха наказания. Создайте атмосферу доверия — цель не найти виновного, а понять механизм ошибки. Проверьте: кто отвечал за приёмку? Какие инструкции использовались? Были ли уточнения по номенклатуре?

4. Свяжитесь с поставщиками

Если пересортица произошла на этапе приёмки — возможно, проблема в поставке. Уведомите поставщика о расхождении, приложив копии накладных и результаты инвентаризации. Часто поставщик не знает, что произошла ошибка — и готов сотрудничать для её устранения. Возможно, потребуется возврат товара или корректировка документов.

5. Разработайте план действий

На основе собранной информации составьте план устранения последствий. Варианты:

• Перемещение товаров между складами (если пересортица имеет локальный характер).
• Согласование взаимного зачёта (если товары однотипны и поставщик подтверждает ошибку).
• Корректировка учётных записей с оформлением всех необходимых документов.

Определите ответственных лиц за каждый этап: кто будет оформлять акты, кто вносить изменения в систему, кто контролировать исполнение.

Как правильно оформить пересортицу: документальная процедура

Оформление пересортицы — это не просто «записать в отчёт». Это официальная бухгалтерская операция, требующая строгого соблюдения норм законодательства и внутренних регламентов. Неправильно оформленная пересортица может привести к проверкам со стороны налоговых органов и финансовым санкциям. Ниже — пошаговая инструкция.

1. Составьте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3)

Это первый и главный документ. Он должен содержать:

• Наименование организации
• Дата проведения инвентаризации
• Список всех товаров с указанием кода по Общероссийскому классификатору продукции (ОКПД)
• Фактическое количество
• Учётное количество (из системы)
• Разница (излишки/недостачи)

Форма ИНВ-3 подписывается членами инвентаризационной комиссии. Обязательно укажите, что пересортица является причиной расхождений — это критически важно для дальнейших операций.

2. Составьте акт о пересортице

Это официальный документ, подтверждающий факт пересортицы. Его составляют на основе данных из формы ИНВ-3. В акте должны быть указаны:

• Дата и место составления
• Наименования товаров, по которым выявлена пересортица
• Количество излишков и недостач по каждому наименованию
• Причина, по которой произошла пересортица (ссылка на результаты анализа)
• Подписи членов комиссии

Важно: акт должен быть составлен в двух экземплярах — один остаётся на складе, второй передаётся в бухгалтерию. Форма акта не строго регламентирована, но должна содержать все вышеперечисленные элементы для юридической силы.

3. Получите объяснительную записку

От материально ответственного лица (МОЛ) требуется письменное объяснение, почему произошла пересортица. В ней должны быть:

• ФИО, должность и подпись сотрудника
• Подробное описание причин: например, «при приёмке товара перепутал коды», «не заметил сходство упаковок», «ошибка при вводе данных»
• Признание ответственности (не обязательно виновность, но осознанность)
• Предложение по предотвращению подобных ситуаций в будущем

Этот документ не является дисциплинарным взысканием — он служит для внутреннего учёта и документального подтверждения причины. Он должен быть приложен к акту о пересортице.

4. Подготовьте предложение о зачёте излишков и недостач

Этот документ формируется на основе акта и объяснительной. Он содержит:

• Список товаров, по которым выявлена пересортица
• Коды товаров по ОКПД (обязательно!)
• Сумму излишков и недостач
• Обоснование возможности взаимного зачёта: товары однотипны, причина — ошибка учёта, а не порча или кража
• Рекомендацию о зачёте как способе устранения расхождений

Этот документ подаётся руководителю для принятия решения. Без него невозможно начать бухгалтерскую корректировку.

5. Издаётся приказ о зачёте пересортицы

На основании предложения руководитель издаёт приказ. Он должен содержать:

• Номер и дату
• Основание (ссылка на акт, объяснительную и предложение)
• Конкретное решение: «Произвести зачёт излишков и недостач по наименованиям…»
• Кому поручается исполнение (бухгалтерия, склад)

Приказ — это официальный юридический акт. Без него бухгалтерия не имеет права вносить корректировки в учёт.

6. Зафиксируйте результаты в сличительной ведомости

После проведения зачёта все изменения фиксируются в сличительной ведомости. Этот документ должен содержать:

• Начальные остатки по каждому товару
• Выявленные излишки и недостачи
• Сумма зачёта (излишек А = недостаче Б)
• Конечные остатки после зачёта
• Подписи всех участников процесса: комиссии, МОЛ, бухгалтера, руководителя

Ведомость хранится в бухгалтерии как часть первичной документации не менее пяти лет.

Учёт пересортицы: бухгалтерский и налоговый подходы

Учёт пересортицы — это сложный процесс, который требует понимания различий между бухгалтерским и налоговым учётом. Многие ошибочно полагают, что излишки и недостачи можно просто «зачесть» между собой — но это не так. В зависимости от системы налогообложения, порядок учёта может существенно отличаться.

Налоговый учёт: зачёт запрещён

Согласно пункту 20 статьи 250 и подпункту 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, в налоговом учёте нельзя производить взаимный зачёт излишков и недостач. Даже если товары однотипны — они считаются разными объектами. Поэтому необходимо вести учёт отдельно:

• Излишки: учитываются как внереализационные доходы. Их стоимость включается в налоговую базу как прочий доход.
• Недостачи: если виновник не установлен — они учитываются как внереализационные расходы. Это возможно только для организаций, применяющих общую систему налогообложения (ОСН).

Если выяснится, что недостача произошла по вине сотрудника — её стоимость может быть взыскана с него, и тогда расход не признаётся. В этом случае излишек всё равно остаётся доходом, а недостача — нулевой.

Бухгалтерский учёт: зачёт разрешён при соблюдении условий

В бухгалтерском учёте (согласно ПБУ 22/2010) взаимный зачёт допускается — но только при строгом соблюдении трёх условий:

1. Пересортица выявлена в один и тот же отчётный период.
2. Она затрагивает одного и того же материально ответственного лица.
3. Количество излишка и недостачи совпадает.

При выполнении этих условий проводятся следующие бухгалтерские записи:

• Излишек: Дебет 10 (товары) — Кредит 91.1 (прочие доходы)
• Недостача: Дебет 94 (расходы на оприходование) — Кредит 10
• Зачёт: Дебет 94 — Кредит 91.1 (списание недостачи за счёт излишка)

Если же пересортица выявлена после утверждения годовой отчётности — разница в стоимости записывается как прочие доходы или расходы, даже если количества совпадают. Это связано с тем, что ранее проведённая отчётность уже утверждена и не может быть изменена без формальной процедуры.

Как предотвратить пересортицу: практические рекомендации

Предотвратить пересортицу проще, чем её устранять. Ниже — проверенные стратегии, которые помогут минимизировать риски.

1. Внедрите систему кодирования и маркировки

Используйте штрих-коды или QR-коды для каждого товара. Даже если упаковки выглядят одинаково — коды должны различаться. Это исключает человеческий фактор при сканировании. Современные системы учёта позволяют автоматически сверять коды при приёмке, отгрузке и инвентаризации.

2. Организуйте зонирование склада

Разделите склад на чёткие зоны: по категориям, типам продукции, размеру упаковки. Не храните похожие товары рядом. Например, карамель разных вкусов — в отдельном блоке, на отдельных полках. Добавьте ярлыки и цветовую маркировку. Визуальные подсказки снижают вероятность ошибок на 60–70%.

3. Внедрите регулярные инвентаризации

Не ждите, пока проблема станет критической. Проводите инвентаризацию минимум раз в месяц — для ключевых товаров. Для высокочастотных позиций рекомендуется циклическая инвентаризация: каждую неделю проверяйте 20–30% ассортимента. Это позволяет выявлять ошибки на ранней стадии.

4. Обучайте персонал

Проводите регулярные тренинги по правилам приёмки, хранения и отгрузки. Включите в обучение кейсы: «Что будет, если перепутать эти два товара?». Обучение должно быть не разовое — а постоянным. Проводите тесты, проверяйте знания сотрудников. Внедрите систему поощрений за ошибки, выявленные сотрудниками — это стимулирует ответственность.

5. Используйте программное обеспечение

Современные системы управления складом (WMS) автоматически отслеживают перемещения, проверяют соответствие кодов и предупреждают о расхождениях. Они позволяют:

• Отслеживать остатки в реальном времени
• Автоматически генерировать акты инвентаризации
• Фиксировать действия сотрудников с привязкой к учётным записям
• Создавать отчёты по пересортице в один клик

Инвестиции в такое ПО окупаются уже через несколько месяцев — за счёт снижения потерь, ускорения инвентаризаций и повышения точности отчётности.

6. Проводите аудит приёмки

При поступлении товара проверяйте не только количество, но и соответствие номенклатуры. Должны быть: накладная, код товара, маркировка. Если возможно — используйте сканер для сверки кода. Не доверяйте устным указаниям — всё должно быть документально подтверждено.

Таблица: Сравнение подходов к устранению пересортицы

Заключение: пересортица — это не ошибка, а сигнал системы

Пересортица товара — это не просто «опечатка» или случайная ошибка сотрудника. Это сигнал, что система управления запасами работает неэффективно. Она указывает на слабые места в процессах: отсутствие стандартизации, недостаток контроля, устаревшие методы учёта или человеческий фактор, не компенсированный технологиями. Игнорировать её — значит рисковать не только точностью отчётности, но и репутацией компании перед клиентами и налоговой службой.

Чтобы избежать пересортицы в будущем, необходимо комплексное решение: от чёткой организации склада до внедрения автоматизированных систем. Правильное оформление документов — не формальность, а обязательный этап защиты от юридических рисков. А обучение персонала — не «дополнительная нагрузка», а инвестиция в надёжность вашей логистики.

Если вы уже столкнулись с пересортицей — не паникуйте. Следуйте приведённой процедуре: инвентаризация → документирование → анализ → зачёт → предотвращение. Каждый шаг — это не просто формальность, а урок, который поможет вам сделать бизнес более прозрачным, точным и устойчивым.

Помните: в современном бизнесе точность учёта — это не административная обязанность, а конкурентное преимущество. Там, где другие допускают ошибки в учёте, вы получаете чёткую картину запасов — и можете принимать более быстрые, обоснованные решения. Это — ключ к масштабированию без рисков.