Что такое BPMS и BPM: простое объяснение процессного управления

Управление бизнес-процессами — это не просто модный термин из презентаций консультантов. Это фундаментальный подход, который превращает хаотичные действия компании в чётко настроенный механизм. Когда каждый шаг, от приёма заказа до доставки продукта, работает как часы — компания начинает экономить время, снижать ошибки и удовлетворять клиентов даже в условиях растущей сложности. BPM (Business Process Management) и BPMS (Business Process Management System) — два взаимосвязанных, но разных понятия. Первое — это философия управления, второе — инструмент её реализации. И вместе они становятся катализатором для роста, гибкости и устойчивости бизнеса.

Что такое BPM: управление бизнес-процессами как система мышления

Представьте, что ваша компания — это автомобиль. Двигатель работает, колёса крутятся, но если не настроены тормоза, руль или система подачи топлива — машина либо не поедет, либо развалится на дороге. BPM — это как инструкция по обслуживанию автомобиля, которая описывает, как все компоненты должны взаимодействовать для достижения цели: безопасного и эффективного перемещения из пункта А в пункт Б.

Бизнес-процесс — это последовательность действий, направленных на достижение конкретного результата. Это может быть обработка заказа клиента, оформление нового сотрудника, выпуск рекламной кампании или управление возвратом товара. Каждый из этих процессов состоит из множества микрозадач: отправка письма, согласование документа, проверка данных, передача информации между отделами. Без BPM эти действия происходят стихийно: кто-то делает по памяти, кто-то — по привычке, а кто-то вообще забывает о существовании этапа.

Вот почему BPM важен: он переводит хаос в порядок. Он даёт ответы на ключевые вопросы: кто отвечает за каждый шаг? Когда и как он должен быть выполнен? Какие данные нужны на каждом этапе? Что происходит, если что-то идёт не так?

Суть BPM — это не создание жёстких правил, а построение гибкой системы, которая позволяет не только выполнять задачи, но и постоянно их улучшать. Это циклический процесс: анализ → проектирование → внедрение → мониторинг → оптимизация. И он работает не только для операционных задач, но и для стратегических: например, если компания хочет выйти на новый рынок — BPM поможет структурировать все шаги, от анализа конкурентов до настройки логистики.

Ключевая метафора BPM — GPS-навигатор. Он не просто показывает дорогу, он учитывает пробки, ограничения скорости и альтернативные маршруты. Аналогично, BPM не просто фиксирует последовательность действий — он анализирует их эффективность, выявляет узкие места и предлагает пути к улучшению. Это управление не по интуиции, а на основе данных.

Основные цели BPM: зачем компании это нужно

Цель BPM — не просто «всё записать и сделать по инструкции». Цель — создать устойчивую, предсказуемую и адаптивную систему работы. Вот три основные цели, которые компания ставит перед внедрением BPM:

• Снижение операционных затрат. Автоматизация рутинных задач, устранение дублирования и сокращение времени на выполнение процессов напрямую влияют на себестоимость продукции или услуг.
• Повышение качества и согласованности. Когда все сотрудники следуют одной схеме, ошибки уменьшаются. Клиент получает одинаковый уровень сервиса независимо от того, к какому специалисту он обратился.
• Ускорение реагирования на изменения. В условиях нестабильного рынка компании, которые умеют быстро перестраивать процессы, выживают и развиваются. BPM позволяет вносить изменения в систему без полного перезапуска работы.

Важно понимать: BPM — это не проект, который запускают раз в год. Это постоянная практика, как фитнес для бизнеса. Компании, которые регулярно анализируют и улучшают свои процессы, демонстрируют на 70% более высокую вероятность успеха проектов по сравнению с теми, кто не использует системный подход. Это не миф — это результат многолетних исследований в области управления.

Что такое BPMS: программная платформа для реализации BPM

Если BPM — это концепция, то BPMS — её «механика». Это программное обеспечение, предназначенное для проектирования, автоматизации, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов. Без BPMS BPM остаётся на уровне бумажных инструкций, которые никто не читает. С BPMS — это живая система, которая работает в реальном времени.

BPMS — это не просто таск-менеджер или календарь. Это полноценная платформа, которая объединяет несколько функций:

• Визуальное проектирование процессов. С помощью диаграмм (например, BPMN) можно создать карту процесса — от начала до конца. Это как схема метро, где каждый участок — это этап работы.
• Автоматизация рутинных задач. Например, система автоматически отправляет уведомление о необходимости подписать документ, если срок истёк, или перенаправляет заявку на другой отдел при ошибке.
• Распределение задач и ответственности. Каждый шаг процесса назначается конкретному сотруднику или роли. Нет больше вопросов «А кто это должен делать?»
• Мониторинг и аналитика. Система собирает данные: сколько времени уходит на каждый этап, где возникают задержки, какие ошибки повторяются. Это позволяет принимать решения на основе фактов, а не догадок.
• Интеграция с другими системами. BPMS может подключаться к CRM, бухгалтерии, почтовым сервисам, ERP — и работать как центральный «мозг» компании.

Представьте, что раньше отдел продаж получал заказы через почту, потом передавал их в производство по телефону, а бухгалтерия узнала о продаже только через неделю. Теперь — всё автоматически: заказ пришёл → система создала задачу для менеджера → тот подтвердил → производство получило инструкцию → бухгалтерия — счёт-фактуру. Всё это происходит без участия человека, кроме проверки на критических этапах.

Преимущества BPMS: от экономии до роста лояльности

Преимущества внедрения BPMS выходят далеко за рамки «сделаем быстрее». Это системное изменение, которое влияет на все аспекты бизнеса.

Снижение затрат

По данным RedHat, снижение операционных расходов — главная причина внедрения BPM и BPMS. Компании уменьшают расходы на рабочую силу, материалы и логистику за счёт автоматизации. Не нужно нанимать 10 человек для проверки документов, если один алгоритм может это сделать за минуту. Устранение дублирования задач, уменьшение количества ошибок и сокращение времени на ручную работу — всё это напрямую влияет на прибыль.

Повышение производительности

Автоматизированные процессы позволяют сотрудникам сосредоточиться на творческих и стратегических задачах, а не на рутине. Например, Adidas внедрила BPMS для управления цепочками поставок и увеличила операционную эффективность на 60%. Это не просто «чуть быстрее» — это фундаментальное изменение способа работы. Сотрудники перестали тратить время на поиск информации, согласование и уточнение — они начали решать проблемы.

Улучшение клиентского опыта

Клиенты ценят скорость, точность и последовательность. Когда процесс обработки заказа стандартизирован, клиент получает товар в срок, без ошибок и с чёткой информацией о статусе. BPM позволяет компаниям предсказывать потребности клиентов — например, если часто возникают запросы на доставку в определённый час, система может автоматически предлагать этот вариант при оформлении заказа.

Повышение прозрачности и контроля

В компании с BPMS никто не может «забыть» о задаче. Система напоминает, отслеживает и фиксирует каждый шаг. Это снижает риски потери данных, уменьшает коррупционные схемы и создаёт культуру ответственности. Руководители видят, где возникают задержки — и могут оперативно вмешаться.

Гибкость и масштабируемость

Когда бизнес растёт, старые процессы ломаются. BPMS позволяет легко адаптировать их: добавить новый этап, изменить ответственного или подключить новую систему. Это особенно важно для компаний, которые быстро развиваются или выходят на новые рынки.

Как BPMS работает в разных отраслях: практические кейсы

BPMS не ограничивается производством или логистикой. Его можно применить в любой сфере, где есть повторяющиеся процессы.

Во всех этих случаях BPMS не заменяет людей — он освобождает их от рутины, чтобы они могли заниматься тем, что действительно важно: решать сложные проблемы, общаться с клиентами и создавать ценность.

Как внедрить BPM в компании: пошаговый подход

Внедрение BPM — это не «включил кнопку и всё заработало». Это стратегический проект, требующий внимания к трём ключевым направлениям: стратегические изменения, оптимизация процессов и работа с восприятием команды. Пропустить любой из них — и вы рискуете получить сопротивление, ошибки или полный провал.

Этап 1: Стратегические изменения — определите цель

Первый шаг — ответить на вопрос: «Чего мы пытаемся достичь?»

Без чёткой цели любые усилия по оптимизации превращаются в «улучшение ради улучшения». Вы не будете знать, что считать успехом. Поэтому цель должна быть конкретной, измеримой и реалистичной — то есть соответствовать методу SMART:

• Specific — конкретная: «Увеличить онлайн-продажи» → не подходит. «Увеличить онлайн-продажи на 15% за три месяца» — подходит.
• Measurable — измеримая: вы должны уметь точно определить, достигнута ли цель.
• Achievable — достижимая: цель должна быть амбициозной, но не фантастической.
• Relevant — релевантная: она должна быть связана с ключевыми целями бизнеса.
• Time-bound — с временным ограничением: без дедлайна цель не будет приоритетом.

Например, если ваша цель — сократить время обработки заказов, не говорите «сделаем быстрее». Скажите: «Сократить среднее время обработки заказа с 48 до 24 часов за следующие два квартала». Такая цель даёт вам точку отсчёта и позволяет измерить результат.

Этап 2: Оптимизация процессов — карта до действия

Прежде чем что-то улучшать, нужно понять, как работает система сейчас. Это называется визуализацией текущих процессов. Без этого вы действуете вслепую — как ремонтировать двигатель, не открывая капот.

Шаг 1: Создание карты процесса

Используйте блок-схемы или диаграммы BPMN. Нарисуйте все шаги: кто, что и когда делает. Включите даже «неписаные» правила: например, «директор всегда утверждает договоры свыше 100 тысяч». Часто именно такие скрытые правила — источник ошибок.

Шаг 2: Стандартизация

Теперь — превратите хаос в стандарт. Это критически важный этап.

• Создайте шаблоны: для отчётов, предложений, писем. Шаблон — это не ограничение, а гарантия качества.
• Разработайте чек-листы: они помогают не пропустить критические шаги, особенно в сложных процессах.
• Установите правила утверждения: кто должен подписать? Сколько уровней проверки? Какие документы обязательны?

Стандартизация — это не «все должны делать как я». Это создание единого источника правды. Когда все сотрудники используют один шаблон — они меньше ошибаются, быстрее обучаемы и легче интегрируются в новые проекты.

Этап 3: Работа с восприятием — люди важнее систем

Независимо от того, насколько идеальна ваша система — если люди её не принимают, она не сработает. Мозг человека устроен так: он сопротивляется изменениям, особенно если они кажутся «сверху».

Чтобы избежать саботажа и апатии, нужно:

• Обучать. Проведите интерактивные семинары, а не сухие лекции. Покажите, как новая система упростит их работу — не усложнит.
• Собирать фидбек. Организуйте регулярные встречи между отделами. Слушайте, что мешает, где возникают проблемы. Это не «отчёт о проблемах» — это возможность улучшить систему.
• Внедрять постепенно. Начните с одного небольшого процесса, который затрагивает много сотрудников. Например, подача заявок на отпуск. Если это работает — расширяйте. Не пытайтесь переучить всю компанию за неделю.

Важно: не называйте BPMS «новой системой». Назовите её «инструментом для облегчения работы». Люди не сопротивляются инструментам — они сопротивляются принуждению.

Создание команды BPM: кто отвечает за успех

В больших компаниях важно создать специализированную команду. Её задача — не просто внедрить систему, а сделать её устойчивой.

• Процессный архитектор: разрабатывает общую структуру процессов, учитывает интеграции и масштабируемость.
• Процессный методолог: выбирает инструменты, стандарты и методики для описания процессов.
• Процессные аналитики: собирают данные, измеряют эффективность, находят узкие места.
• Владелец процесса: это не должность, а роль. Человек, который отвечает за конкретный процесс — например, «обслуживание клиентов». Он знает его слабости и может требовать ресурсов для улучшения.

Эти роли должны быть официально закреплены. Без них BPM превращается в «проект, который ушёл на хранение».

BPMS vs BPM: чем отличаются и почему это важно

Часто компании путают BPM и BPMS. Но разница принципиальна — как между концепцией автомобиля и самим автомобилем.

Нельзя внедрить BPM без BPMS — это как пытаться вести космический корабль с помощью бумажной карты. А можно ли внедрить BPMS без BPM? Теоретически — да, но результат будет катастрофическим. Вы получите «систему, которая делает всё правильно, но не то, что нужно».

Пример: компания купила дорогостоящий BPMS, но не провела анализ процессов. Внедрили автоматизацию на основе старых, неправильных схем — и ускорили ошибки. Через полгода система была отключена как «неэффективная». На самом деле — неэффективной была методология, а не инструмент.

Частые ошибки при внедрении BPM и BPMS

Многие компании сталкиваются с крахом проектов из-за типичных ошибок. Вот самые распространённые:

• Слишком большой масштаб. Попытки «внедрить BPM для всей компании за 2 месяца» — путь к провалу. Лучше начать с одного процесса, добиться результата и масштабировать.
• Игнорирование сотрудников. Если люди не понимают, зачем им это нужно — они будут «сами» обходить систему. Не учитывать их опыт — самая дорогая ошибка.
• Технология вместо цели. Некоторые компании выбирают BPMS, потому что «это модно» или «так делают конкуренты». Без чёткой цели система становится красивой игрушкой.
• Отсутствие измерения. Если вы не отслеживаете KPI до и после внедрения — вы не знаете, работает ли система. А значит, не можете её улучшить.
• Один раз и забыли. BPM — это не проект с дедлайном. Это постоянная практика. Системы устаревают, процессы меняются — нужно регулярно их пересматривать.

Помните: BPMS — это не «внедрение», а «постоянная эволюция». Технологии меняются, клиенты требуют большего — и процессы должны расти вместе с этим.

Выводы: когда BPM и BPMS работают, а когда — нет

BPM и BPMS — не модные термины. Это мощные инструменты, которые могут превратить ваш бизнес из «сборной солянки» в точный механизм. Но только если подойти к ним серьёзно.

Вот что нужно помнить:

1. BPM — это стратегия, BPMS — инструмент. Без стратегии инструмент бесполезен. Без инструмента стратегия остаётся на бумаге.
2. Цель важнее технологии. Не покупайте систему, потому что она «крутая». Покупайте её, чтобы решить конкретную проблему.
3. Люди — главный фактор успеха. Лучшая система не спасёт, если команда её ненавидит. Инвестируйте в обучение и обратную связь.
4. Начинайте с малого. Улучшите один процесс — докажите его ценность — затем масштабируйте.
5. Не останавливайтесь. Процессы — живые. Их нужно регулярно пересматривать, как техническое обслуживание автомобиля.

Компании, которые внедряют BPM и BPMS правильно, получают не просто эффективность — они получают устойчивость. Они меньше зависят от конкретных сотрудников, быстрее реагируют на изменения рынка и выстраивают долгосрочную лояльность клиентов. Это не про «сделать быстрее». Это про построить систему, которая работает даже тогда, когда вы спите.

Если ваша компания сталкивается с постоянными ошибками, задержками или растущей нагрузкой на сотрудников — возможно, проблема не в людях. Возможно, она в процессах. И их можно улучшить. Начните с одного шага: определите один процесс, который мешает вам двигаться дальше. Нарисуйте его. Поймите, где он ломается. И задайте себе один вопрос: «Что будет, если мы это исправим?»