Как правильно организовать налоговый учет на Wildberries: практическое руководство для продавцов

Войдя в мир крупных маркетплейсов, многие предприниматели сталкиваются с одной неожиданной реальностью: продавать — это только половина дела. Вторая половина — уметь правильно считать налоги, соблюдать законы и избегать штрафов. Особенно это касается продавцов на Wildberries, где объемы продаж растут стремительно, а налоговая нагрузка — не менее динамично. Многие считают, что достаточно просто вести учет через личный кабинет платформы. Но это заблуждение. Налоговый учет на Wildberries — это сложная, многослойная система, требующая системного подхода. В этой статье мы разберем, как организовать его правильно, какие ошибки совершают новички и почему игнорирование деталей может привести к серьезным финансовым последствиям.

Почему налоги на Wildberries — это не просто «сумма в кабинете»

Первое, что нужно понять: данные в личном кабинете Wildberries — это лишь отражение ваших операций, но не окончательный налоговый документ. Платформа предоставляет вам выписки, отчеты и статистику, но не заменяет бухгалтерию. Вы не можете просто взять цифру «доходы за месяц» из раздела «Финансы» и подать ее в налоговую. Почему? Потому что там уже учтены комиссии, логистика, возвраты, скидки и даже штрафы за нарушения. Все это — не ваш доход, а операционные расходы или корректировки.

Например, вы продали товаров на 500 тысяч рублей. В кабинете видите «чистый доход» — 420 тысяч. На первый взгляд, кажется, что налог нужно платить с этой суммы. Но если вы не знаете, как распределены 80 тысяч — кто их получил: маркетплейс, перевозчик или клиент вернул товар? — вы рискуете переплатить налоги или, что хуже, не учесть расходы и получить недоимку.

Также важно понимать: Wildberries не выступает вашим налоговым агентом. Он не удерживает НДС, НДФЛ или страховые взносы за вас. Все обязанности по уплате налогов лежат на продавце. Это означает, что даже если вы работаете через агента или посредника — окончательная ответственность за правильность расчетов всегда остается на вас.

Важно: даже если вы продаете по упрощенной системе налогообложения (УСН), вы обязаны вести учет доходов и расходов в соответствии с законом. Иначе при проверке инспекторы просто не примут вашу систему как легальную.

Что учитывать в налоговой отчетности

При подготовке налоговой отчетности продавцы на Wildberries должны учитывать несколько ключевых пунктов:

• Доходы — это не сумма на вашем балансе в кабинете, а именно выручка от продаж до удержания комиссий. Даже если деньги еще не зачислены на ваш счет, доход считается по дате совершения сделки.
• Расходы — только те, которые подтверждены документально: оплата логистики, упаковки, рекламы, возвраты товаров, сервисные услуги. Без чека или счета-фактуры — расход не учитывается.
• Возвраты — это не «потеря», а корректировка дохода. При возврате товара вы уменьшаете налогооблагаемую базу. Но только если возврат подтвержден документально — через акт возврата или отчет маркетплейса.
• Комиссии — это расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы». Но не все комиссии одинаковы. Комиссия за хранение — расход, а плата за запуск рекламы — тоже. Но комиссия за обработку заказа? Тоже расход. Главное — документально подтвердить каждый пункт.
• НДС — если вы на общей системе налогообложения, то обязаны платить НДС с каждого заказа. Wildberries выставляет счет-фактуру, но только если вы подключили НДС в настройках. Если не подключили — платить все равно придется, если вы продаете физлицам и ваша выручка превысила 2 млн рублей в квартал.

Ошибочно считать, что «если маркетплейс платит за доставку — значит, я не должен учитывать это». Нет. Вы платите за доставку через комиссию — значит, вы получаете услугу и имеете право на вычет. Но только если у вас есть подтверждающие документы.

Как правильно вести учет: пошаговая инструкция

Организация налогового учета на Wildberries — это не разовая задача, а система. Давайте разберем пошагово, как ее настроить.

Шаг 1: Выберите систему налогообложения

Первое, что нужно сделать — определиться с формой налогообложения. Для большинства продавцов доступны три варианта:

1. УСН «Доходы» — налог 6%. Подходит, если у вас мало расходов и вы не хотите вести сложный учет.
2. УСН «Доходы минус расходы» — налог 15%. Подходит, если у вас есть значительные расходы: логистика, реклама, упаковка, зарплата сотрудников.
3. Общая система (ОСНО) — НДС, налог на прибыль. Используется редко: только если вы продаете крупные партии и работаете с юрлицами.

Если вы только начинаете — начните с УСН «Доходы». Когда выручка превысит 1,5–2 млн рублей в год — пересмотрите выбор. Многие продавцы переходят на «Доходы минус расходы» именно из-за роста логистических затрат.

Шаг 2: Подключите бухгалтерский учет

Самый распространенный миф: «Я веду учет через Excel». Да, можно. Но только если вы не превышаете 100 заказов в месяц и работаете без сотрудников. При большем объеме — риск ошибок растет в геометрической прогрессии.

Рекомендуем использовать специализированные программы: «1С», «МойСклад» или онлайн-сервисы вроде «Бухгалтерия.Маркетплейс». Они умеют:

• Автоматически импортировать выписки с Wildberries
• Разделять доходы и расходы по категориям
• Учитывать возвраты и скидки
• Генерировать отчеты для налоговой

Важно: не используйте простые таблицы Excel без автоматизации. Если вы вручную переносите данные из кабинета — у вас будут ошибки. Их не заметят сразу, но при проверке они станут основанием для доначисления налогов и штрафов.

Шаг 3: Настройте документооборот

Налоговая требует подтверждения всех операций. Для этого нужны:

• Счета-фактуры (если работаете с юрлицами)
• Акты выполненных работ (для услуг логистики)
• Чеки и платежные поручения (для подтверждения оплаты комиссий)
• Акты возврата (от Wildberries или от покупателей)
• Договоры с перевозчиками и поставщиками

Сохраняйте все документы в электронном виде. Сканируйте, фотографируйте, архивируйте — хотя бы в папке на Google Drive или Яндекс.Диске. Не ждите, пока придет проверка — тогда будет поздно.

Шаг 4: Регулярно сверяйте данные

Каждый месяц делайте следующее:

1. Скачайте отчет «Финансовые операции» с Wildberries (раздел «Отчеты»)
2. Сверьте с данными в вашей бухгалтерской программе
3. Проверьте, совпадают ли суммы доходов, расходов и возвратов
4. Если есть расхождения — найдите причину: ошибка в выгрузке, неучтенный возврат или неправильно распределенная комиссия
5. Сформируйте отчет для налоговой — не позже 25-го числа следующего месяца

Совет: устанавливайте напоминания на календаре. Налоговые сроки — это не «когда успею», а жесткие даты. Пропуск — это штраф в 20% от суммы недоимки и ежедневные пени.

Шаг 5: Учитывайте особенности логистики

Одна из самых сложных тем — учет логистических расходов. Wildberries работает с несколькими типами доставки:

• Доставка до склада — вы платите за транспортировку товаров на склад маркетплейса. Это расход.
• Доставка до покупателя — оплачивается маркетплейсом, но вы платите за это через комиссию. Это тоже расход.
• Хранение на складе — плата за аренду места. Расход, учитывается по месяцам.
• Возвраты на склад — вы платите за возврат, если он не по вашей вине. Это тоже расход.

Важно: если вы продаете товары с маркировкой (например, обувь или лекарства), то стоимость маркировки — это тоже расход. И ее можно учесть при УСН «Доходы минус расходы».

Не забывайте: если вы используете собственную логистику — например, доставляете товары самостоятельно или через курьерскую службу — вам нужно вести учет всех операций по перевозке, сохранять путевые листы и кассовые чеки.

Ошибки, которые разрушают бизнес

Большинство продавцов не ошибаются из-за отсутствия знаний — они ошибаются из-за привычки «ждать, пока все само как-нибудь наладится». Вот самые частые и дорогие ошибки:

Ошибка 1: Учет доходов по балансу на счете

Вы видите, что на ваш банковский счет зашел 200 тысяч рублей — и считаете это доходом. Но на самом деле, часть этих денег — это возвраты, комиссии и задержки платежей. Налоговая требует учитывать доходы по дате сделки, а не по дате зачисления. Если вы опоздаете с уплатой налога, потому что ждали зачисления — это уже нарушение.

Ошибка 2: Не учитывать возвраты

Возврат — это не «потеря». Это корректировка дохода. Если вы продали товар на 10 тысяч рублей, а покупатель вернул его — ваш доход уменьшается на 10 тысяч. Но если вы не зафиксировали возврат — налоговая увидит «10 тысяч дохода» и потребует налог с них. Результат: доначисление, штрафы, пени.

Ошибка 3: Игнорировать НДС

Многие считают: «Я на УСН, значит НДС мне не нужен». Это верно — если вы продаете только физлицам. Но если вы работаете с юридическими лицами — у вас обязанность по НДС. Wildberries не предупреждает об этом. Если вы не подключили НДС в настройках, но продаете компаниям — это нарушение. При проверке вас оштрафуют, а клиенты не смогут принять счет-фактуру к вычету.

Ошибка 4: Не вести учет расходов

Вы платите за рекламу, упаковку, доставку — но не записываете это. Зачем? Чтобы «быть честным». Но в бухгалтерии «честность» — это не эмоции, а документы. Без подтверждения расходов вы платите налог с полной выручки, даже если 40% ушло на логистику. Это может стоить вам десятки тысяч рублей в год.

Ошибка 5: Использовать личные счета для бизнеса

Это самая опасная ошибка. Если вы зачисляете доходы с Wildberries на личный счет — это рискованно. Налоговая может признать вашу деятельность нелегальной, если не видит «бизнес-счета». Плюс — вы не сможете подтвердить расходы. Откройте отдельный расчетный счет для бизнеса — даже если он не обязателен по закону, это снижает риски в разы.

Какие документы нужны для налоговой

Если вас проверят, вы должны предоставить:

• Договор с Wildberries (на подтверждение сотрудничества)
• Выписки с банковского счета
• Отчеты о продажах и финансовые операции с Wildberries
• Акты выполненных работ (от перевозчиков)
• Чеки и платежные поручения на оплату комиссий, рекламы, логистики
• Акты возвратов (от маркетплейса или покупателей)
• Счета-фактуры (если работаете с юрлицами)
• Бухгалтерская отчетность (если есть бухгалтер)

Сохраняйте все документы минимум 4 года. По закону налоговая может провести камеральную проверку в течение трех лет, а если подозревают уклонение — до 10 лет. Не думайте, что «через год все забудут». Налоговая — это долгая память.

Какие документы Wildberries предоставляет

Платформа дает вам доступ к:

• Отчет «Финансовые операции» — все движения по счету, включая комиссии, возвраты и авансовые платежи
• Отчет «Продажи» — по каждому заказу: дата, сумма, статус
• Акты возвратов — формируются автоматически при возврате товара
• Счет-фактура на НДС — если вы подключили НДС в профиле
• Выписки по комиссиям — детализация плат за хранение, доставку, рекламу

Все эти документы можно скачать в разделе «Отчеты» личного кабинета. Не забывайте скачивать их регулярно — иногда данные исчезают через 6 месяцев.

FAQ

Можно ли не платить налоги, если я продавец на Wildberries?

Нет. Закон не делает исключений для маркетплейсов. Даже если вы продаете по 10 товаров в месяц — вы обязаны платить налоги. Если вы не платите — это уклонение, и последствия могут быть серьезными: штрафы, блокировка счета, даже уголовная ответственность при крупных суммах.

Сколько процентов от выручки нужно платить на Wildberries?

Это зависит от вашей системы налогообложения. При УСН «Доходы» — 6%. При УСН «Доходы минус расходы» — 15%. Если вы на ОСНО — НДС 20% плюс налог на прибыль 20%. Также учтите, что комиссии маркетплейса — это не налог, а расход. Они уменьшают базу для налогообложения, но не заменяют его.

Что делать, если Wildberries не выдает счет-фактуру?

Если вы работаете с юридическими лицами и не подключили НДС — вам нужно самостоятельно выставить счет-фактуру. Это ваша обязанность. Если не выставляете — покупатель не сможет принять расходы к вычету, и это может повредить вашей репутации. Подключите НДС в настройках кабинета или перейдите на УСН.

Можно ли использовать бухгалтера из-за рубежа?

Да, если он работает с российскими организациями и знает российское налоговое законодательство. Но важно, чтобы он имел доступ к вашим документам и мог вести учет на русском языке. Если бухгалтер не знает, как работает Wildberries — он может ошибиться в учете комиссий и доходов.

Нужно ли платить НДС, если я продаю по УСН?

Обычно — нет. Но есть исключения: если вы продаете товары юридическим лицам, и у вас есть договор на поставку — вы обязаны выставить счет-фактуру и платить НДС. Также если ваша выручка превысила 2 млн рублей в квартал — вы обязаны перейти на НДС, даже если у вас УСН. Проверяйте лимиты ежеквартально.

Как доказать, что я не веду бизнес — а просто продаю личные вещи?

Если вы продаете 1–2 товара в месяц — это, возможно, личные вещи. Но если вы регулярно продаете десятки единиц, используете бренд, упаковку, рекламу — налоговая сочтет это предпринимательской деятельностью. Доказать «личный характер» невозможно, если у вас есть систематический доход и масштаб.

Заключение: налоги — это не враг, а инструмент

Налоги на Wildberries — это не препятствие, а часть вашего бизнеса. Как вы не можете продавать без логистики — так же вы не можете вести бизнес без учета. Правильно организованный налоговый учет позволяет вам:

• Платить только то, что обязаны — без переплат
• Снижать налоговую нагрузку за счет вычетов
• Избегать штрафов, блокировок и проверок
• Работать спокойно, не боясь внезапных требований от налоговой
• Расти — потому что у вас есть четкие финансовые данные

Не думайте, что «все и так сойдет». Налоговая система в России неумолима. Но она справедлива — если вы соблюдаете правила. Настройте систему учета сегодня — и завтра ваш бизнес будет работать не «на грани», а уверенно, прозрачно и с прибылью.

Начните с малого: скачайте отчет за последний месяц, проверьте его на совпадения с вашим банковским счетом. Заведите отдельную папку для документов. Подключите простую бухгалтерскую программу. Сделайте это — и вы уже на шаг впереди большинства продавцов, которые до сих пор считают налоги «заплатить в последний день».