Инструкция для руководителей: как правильно управлять проектами

В чем заключается проблема большинства руководителей? В том, что они постоянно загружены потоком задач и вопросов, которые генерируют подчиненные.

В итоге бывает два вида руководителей: это либо «смотритель с нагайкой», который полностью контролирует процесс, либо «справочная», которая дает ответы на тысячи постоянно поступающих вопросов. И в первом, и во втором случае ничего нельзя пустить на самотек, иначе процесс работы полностью развалится.

Даже если вы найдете способ настроить работу так, чтобы все происходило само собой, полностью оставить контроль над процессами не получится. Да и это, между прочим, ваша прямая обязанность как руководителя.

Но нужно сделать так, чтобы управление занимало как можно меньше времени и забирало меньше нервов и сил.

На самом деле сделать это вполне реально. Просто нужно изменить свой подход к управлению проектами и составными задачами. Как – читайте дальше.

Для начала давайте внесем ясность и разложим все по полочкам.

Чем отличаются между собой разные проекты?

В зависимости от того, с каким проектом вам предстоит работать, отличается и алгоритм работы с ним.

Что такое проект? Это набор задач, которые связаны между собой единой целью, и ограничены ресурсами (людьми, бюджетом, временем).

В свою очередь составная задача – это более мелкая часть проекта, мини-проект. Например, SEO-аудит сайта как часть большего процесса – продвижения сайта компании.

Проекты, в свою очередь, разделяются на:

• уникальные, то есть выполняемые впервые и один всего раз за все время существования компании;
• повторяющиеся, то есть такие, над которыми приходится работать часто. Например, настройка рекламной кампании в рекламном агентстве.
• смешанный проект, который включает в себя уникальное и повторяющееся. Сбор семантического ядра, например – сам процесс повторяется для каждого SEO-специалиста, но вот содержание каждый раз разное.
• внутренний проект – такой, который решается внутри компании.
• внешний – за ее пределами, для клиента (как правило, оплачивается).

Кроме проектов и задач еще есть программы – это проект, который длится на протяжении всего существования компании.

Прежде чем приступать к работе, нужно понять, к какому виду относится ваш проект. Это позволит составить правильный алгоритм работы над ним.

Для чего нужен алгоритм работы над проектами и составными задачами?

Да, это важный вопрос, на который нужно ответить сразу, прежде чем двигаться дальше.

• Алгоритм работ поможет вам завершить проект успешно. Как часто бывает, что работа ведется как попало, и вы не достигаете нужных результатов? Да еще и разругаетесь с подчиненными и понесете убытки. Алгоритм поможет уменьшить процент таких случаев.
• Сэкономит вам время.
• Освободит руки для работы над другими задачами, времени на которые всегда не хватало раньше.
• Минимизирует риски.
• Позволит сразу понять, кто за какую задачу отвечает, и с кого требовать результат в итоге.

Но алгоритм имеет преимущества не только для руководителей. Подчиненным так работать тоже будет легче:

• алгоритм уменьшает вероятность получения неясного, расплывчатого ТЗ, за результаты выполнения которого (как всегда, не так) вы будете нести ответственность.
• алгоритм внесет ясность, кто за какую работу отвечает.
• повышает успешное выполнение задач, а это – перспектива карьерного роста и денежного вознаграждения.

Что ж, приступим к практике =)

Как правильно управлять проектами и составными задачами?

Назначьте ответственного за проект человека. Причем не делайте распространенную ошибку, не играйте в демократию – ответственный должен быть один, не коллегия! Иначе границы ответственности размываются, все будут валить друг на друга ком задач. А в итоге делать будет один… или никто. Еще важно определить степень участия руководителя в данном проекте – нужно только направлять процесс, обучить сотрудников, или проконтролировать результаты?

Определите конечные цели проекта. Не спешите сразу с головой окунаться в работу – нужно сначала четко выяснить, ради чего вы, собственно, будете делать эту самую работу. Цель проекта – это тот результат, который нужно достичь в результате всей этой «движухи». Подумайте, возможно, есть еще несколько попутных целей кроме основной, которые тоже можно закрыть в процессе.

Обозначьте критерии успеха проекта. У каждого проекта должны быть параметры, которым он отвечает. Выполнены ли работы в срок? Достигнуты ли все цели? Если нет — нужно проанализировать, что помешало уложиться в указанные параметры, чтобы в следующий раз избежать таких ошибок.

Подумайте о возможных рисках. Они всегда есть, и если вы о них не думаете – то неизбежно что-то пойдет не так. Мало того, работать с рисками нужно в два этапа. Первый раз их надо обозначить до составления плана работ, второй – после. Список рисков может вырасти после уточнения конкретного фронта работ. Кроме рисков есть так же и возможности.

Риски и возможности определяются следующим образом: внутренние и внешние сильные стороны – это возможности. Чем вы хороши? Чем хорош клиент? Все это поможет завершить проект успешно. А вот внутренние и внешние слабые стороны – это уже риски. Обозначьте их и подумайте, как минимизировать, какой сильной стороной можно перекрыть.

Для работы с рисками и возможностями есть свои алгоритмы работы.

 

Как работать с рисками?

Выпишите все риски по мере убывания их критичности. Для каждого риска пропишите набор действий:

• что нужно сделать, чтобы риск минимизировать?
• что нужно сделать, если предполагаемое событие все-таки произойдет?

Оба эти пункта нужно включить в общий план работ.

Как работать с возможностями?

Алгоритм работ с возможностями схож с работой с рисками.

Опередите список возможностей, а затем:

• действия, которые нужно предпринять, чтобы возможность появилась;
• что нужно сделать, если возможность откроется.

По результатам всех этих действий станет понятно, стоит ли вообще работать над проектом – возможно, риски настолько велики, а возможности – скудны, что стоит отложить все это дело до лучших времен.

Разработайте детальный план работ по проекту.  На 70% успех проекта зависит от качества проработки плана. Распишите каждый пункт настолько подробно и понятно, насколько это возможно. Расплывчатые формулировки приводят к расплывчатым результатам.

Для каждого пункта работ назначьте ответственного – чтобы потом было с кого спрашивать.  И не забудьте указать время на исполнение, иначе результата можно не дождаться.

Если проект будет повторяться, внесите в план разработку инструкций на будущее.

Также в плане важно предусмотреть контрольные точки – то есть, те моменты, когда могут возникнуть риски, приводящие к необратимым результатам. На таких этапах нужно остановиться более подробно и хорошо все перепроверить.

Что делать, если проект очень громоздкий и сложный? Разбейте его на проекты поменьше, и для каждого подпроекта составьте свой план действий.

Кому поручить составление плана? Обучайте своих сотрудников составлять планы. Если назначенный ответственным никогда план не составлял, то, скорее всего, с первого раза у него ничего не получится. Если человек по должности подходит, а вот по рвению к работе и компетенции – нет, то зачем с ним вообще работать дальше?

Составьте список необходимых документов. Сюда можно внести ссылки на полезные материалы в локальном и глобальном смысле, информацию по похожим проектам, результаты исследований, инструкции и т.п.

Обозначьте ресурсы и их объем. Сколько нужно людей, материалов, денег – после составления плана все это будет довольно легко посчитать. Выделите ресурсы руководителю проекта, потому что если оставить в положении «найди все сам» — проект заведомо обречен на провал.

Обязательно фиксируйте промежуточные результаты. Ведите лог проекта, то есть записывайте, сколько потрачено ресурсов, каких результатов достигли после каждого этапа. Так вы сможете держать руку на пульсе, и всегда будете знать, куда деваются ресурсы. Если после завершения работы что-то не сойдется – у вас все записано!

Запускайте проект. Сами следите за ходом выполнения на промежуточных этапах и ключевых точках. Если команда слажена и уже работает не в первый раз, то и вовсе можно отпустить ее в свободное плаванье.

Да, вы потратите много времени на организацию работы. Но пока будет выполняться проект, вы будете намного свободнее, чем раньше.

Анализ и работа над ошибками. Чтобы не наступать снова на те же грабли, обязательно проанализируйте работу и поработайте над ошибками. Проанализируйте лог проекта, и сделайте следующее:

• Насколько качественно выполнен проект? Есть ли отклонения от критериев? Почему они возникли?
• С какими сложностями столкнулись в ходе работ? Какие ошибки допустили?
• Каких ошибок удалось избежать?
• Какие возможности были использованы? Можно ли будет их применить в других проектах?
• Какие возможности были упущены, и почему?

Какие программы можно использовать для управления?

Сейчас существует огромный выбор самого разного софта для управления проектами. Вы можете остановить выбор на Битрикс24, GoogleDocs (очень удобно дополнять и комментировать).

Подведем итоги: избавиться от бесконечного потока вопросов и задач, которые задают подчиненные, можно. Внедрите алгоритм управления проектами, и научите каждого своего ответственного сотрудника составлять план по проектам и составным задачам, и работать над ним так, чтобы достигать конечного результата.

 

seohead.pro