Что такое PnL отчет и как его составить

Представьте, что ваша компания зарабатывает деньги — но при этом постоянно испытывает нехватку средств на зарплату, аренду или закупку сырья. Вы видите, что выручка растет, сотрудники довольны, клиенты возвращаются. Но касса пуста. Что не так? Возможно, вы не видите полной картины. В этом случае ключом к пониманию истинного финансового состояния бизнеса становится PnL-отчет — отчет о прибылях и убытках. Он не просто показывает, сколько денег прошло через счета, а раскрывает, как именно компания зарабатывает и теряет средства. Без этого документа даже успешный бизнес может рухнуть из-за непонимания собственных финансовых потоков.

PnL-отчет — это не бухгалтерская формальность. Это инструмент стратегического управления, который позволяет руководителю увидеть, где именно генерируется прибыль, а где происходят скрытые убытки. Он помогает ответить на вопросы: почему растут расходы, если продажи не увеличиваются? Почему клиенты возвращаются, но прибыль падает? Какие продукты действительно работают, а какие — только тянут ресурсы? Без PnL-отчета вы управляете бизнесом на ощупь — и это рискованно.

Что такое PnL отчет простыми словами

PnL — сокращение от английского Profit and Loss, что означает «прибыль и убыток». Это финансовый отчет, который показывает, сколько компания заработала и сколько потратила за определенный период — месяц, квартал или год. Он не просто перечисляет операции, как бухгалтерский учет, а анализирует результаты: сколько реально осталось после всех затрат, налога и прочих обязательств.

Многие ошибочно полагают, что бухгалтерский учет и управленческий (финансовый) учет — одно и то же. Это не так. Бухгалтерия фиксирует каждую операцию в момент ее совершения: даже если клиент оплатил товар через 60 дней, бухгалтер уже записал выручку. Но в реальности деньги на счете пока отсутствуют — и это создает ложное ощущение благополучия. Так возникает кассовый разрыв: прибыль есть, а денег — нет.

PnL-отчет решает эту проблему. Он не спешит показывать выручку, пока она не стала реальной прибылью. Он фокусируется на результатах, а не на процессах. Например, если вы продали товар с отсрочкой платежа — бухгалтерия уже учтет доход. PnL же будет учитывать этот доход, но только в контексте того, как он влияет на общую прибыль. Он учитывает и обязательства: если вы получили предоплату, но еще не выполнили заказ — это не прибыль, а долг перед клиентом. PnL помогает избежать этой ошибки.

В управленческом учете существует три ключевых отчета:

• Отчет о движении денежных средств (Cashflow) — показывает, где и когда деньги входили и выходили из компании. Он отвечает на вопрос: «Сколько денег у нас сейчас?»
• Баланс — отражает активы, обязательства и капитал компании на определенную дату. Он говорит: «Что у нас есть, и кому мы должны?»
• PnL-отчет (Отчет о прибылях и убытках) — отвечает на главный вопрос: «Сколько мы заработали?»

Эти три отчета образуют единую систему. Cashflow показывает движение, баланс — состояние на момент времени, а PnL — результат деятельности. Без PnL вы не сможете понять, насколько устойчив ваш бизнес: возможно, вы зарабатываете 10 млн рублей в месяц, но тратите на аренду, маркетинг и персонал 12 млн — и не замечаете этого, потому что касса в порядке из-за авансов.

PnL — это не отчет для бухгалтера. Это инструмент для владельца, менеджера и инвестора. Он показывает, как работает бизнес, а не как ведутся записи. Именно поэтому его часто называют «финансовым рентгеном» компании: он позволяет увидеть внутренние слабости, которые скрываются за внешними успехами.

Зачем нужен PnL отчет: ключевые преимущества для бизнеса

Почему компании, даже небольшие, не могут обойтись без PnL-отчета? Ответ прост: без него вы не можете принимать обоснованные управленческие решения. Вы можете интуитивно чувствовать, что «что-то не так», но без данных вы не сможете сказать — что именно. PnL превращает ощущения в факты.

Вот основные причины, почему PnL-отчет — это не просто полезный документ, а необходимый инструмент управления:

• Понимание реальной прибыли. Выручка — это не прибыль. Прибыль — это то, что остается после всех расходов. PnL показывает чистую прибыль — ту, которую можно reinvestировать, выплачивать дивиденды или использовать для развития. Без этого показателя вы рискуете переплачивать за аренду, нанимать лишний персонал или закупать неэффективное оборудование.
• Оценка эффективности продуктов и услуг. PnL позволяет понять, какие товары или услуги приносят наибольшую маржу. Возможно, вы продаете 10 видов продукции, но 8 из них убыточны. Без PnL вы будете думать, что «все продается хорошо», и продолжите терять деньги на неэффективных направлениях.
• Выявление узких мест в операциях. Повысились ли затраты на логистику? Увеличилась ли текучесть кадров, что привело к росту расходов на подбор? PnL помогает найти конкретные статьи, которые «съедают» прибыль.
• Анализ сезонности и трендов. Если вы ведете PnL за несколько периодов, можно увидеть, когда прибыль растет, а когда падает. Это позволяет планировать закупки, маркетинг и найм заранее. Например, если в августе прибыль всегда падает — вы можете подготовиться: сократить расходы или запустить акции.
• Привлечение инвестиций. Инвесторы не интересуются, сколько у вас клиентов. Они спрашивают: «Какова ваша прибыль? Как быстро она растет? Какие у вас маржи?» PnL — это главный документ, который они проверяют. Без него вы не сможете убедить инвестора в жизнеспособности бизнеса.
• Оценка EBIT и EBITDA. Эти показатели — основа оценки операционной эффективности. EBIT (прибыль до вычета процентов и налогов) показывает, насколько прибыльно работает само ядро бизнеса. EBITDA (прибыль до амортизации, процентов и налогов) — еще более точный индикатор финансовой устойчивости. Без PnL вы не сможете их рассчитать.
• Предотвращение кассовых разрывов. Вы можете иметь высокую выручку, но при этом не хватать денег на зарплату. PnL помогает понять, почему: возможно, вы слишком долго даете отсрочку клиентам или переплачиваете за аренду. Это позволяет вовремя корректировать политику.

Часто компании, особенно стартапы, полагаются на кассовые отчеты и считают: «Если в кассе есть деньги — все хорошо». Но это как судить о здоровье человека по его температуре. Может, у него нет лихорадки — но есть рак. PnL-отчет позволяет увидеть истинное состояние. Он показывает, что происходит за кассой — в операционной деятельности.

Если ваш бизнес — это домашняя мастерская с тремя продуктами и одним сотрудником, вы можете обойтись без PnL. Но если у вас более 5 сотрудников, несколько каналов продаж или вы планируете масштабироваться — без этого отчета ваш бизнес рискует стать «успешным кассовым монстром», который в любой момент обанкротится из-за неправильных финансовых решений.

Как рассчитать PnL отчет: пошаговое руководство

Составление PnL-отчета — это не сложный процесс, но требует системного подхода. Ошибки в расчетах приводят к искаженным выводам, а значит — к неверным решениям. Главное правило: начинайте с выручки и заканчивайте чистой прибылью. Каждый шаг должен быть логичным и прозрачным.

Шаг 1: Определите выручку

Выручка — это все деньги, полученные от основной деятельности. Это продажи товаров, оказание услуг, подписки, лицензии — всё, что напрямую связано с вашим основным бизнесом.

Важно: выручка должна быть реальной. Если клиент оплатил товар, но он еще не доставлен — это не выручка. Если клиент оплатил за год вперед, но услуга оказывается ежемесячно — выручку нужно распределить по месяцам. Это называется начисление: доход признается в периоде, когда услуга оказана или товар передан.

Пример: компания продает онлайн-курсы. За месяц она получила 500 000 рублей от продажи курсов. Это и есть выручка.

Шаг 2: Рассчитайте себестоимость продаж

Себестоимость — это все прямые расходы, связанные с производством или доставкой вашего продукта. Это не общие расходы, а именно те, которые непосредственно связаны с реализацией.

Включайте в себестоимость:

• Сырье и материалы
• Прямые затраты на производство (оплата труда рабочих)
• Транспортные расходы на доставку
• Платежи за использование платформ (например, комиссии маркетплейсов)
• Аренда производственного помещения
• Услуги по упаковке и логистике
• Комиссии агентов или дистрибьюторов

Не включайте:

• Зарплату директора
• Аренду офиса (если не используется для производства)
• Рекламу
• Налоги
• Амортизацию техники (если она не привязана к конкретному продукту)

Формула: Выручка – Себестоимость = Валовая прибыль

Пример: выручка — 500 000 ₽, себестоимость — 280 000 ₽. Валовая прибыль: 220 000 ₽. Это ваша «первичная» прибыль до всех остальных расходов.

Шаг 3: Учтите операционные расходы

Операционные расходы — это траты, необходимые для работы компании, но не связанные напрямую с производством продукта. Их делят на две категории:

Коммерческие расходы

Это затраты на привлечение и удержание клиентов:

• Реклама (Google, соцсети, ТВ)
• Участие в выставках и конференциях
• Спонсорство, публичные выступления
• Контекстная реклама и продвижение в поиске
• Работа с PR-агентствами

Управленческие расходы

Это затраты на поддержание инфраструктуры:

• Зарплаты менеджеров, бухгалтеров, юристов
• Аренда офиса и коммунальные платежи
• Оргтехника, канцелярия, интернет, телефония
• Программное обеспечение (CRM, бухгалтерские программы)
• Обучение персонала

Формула: Валовая прибыль – Операционные расходы = Операционная прибыль (EBITDA)

Пример: коммерческие расходы — 60 000 ₽, управленческие — 45 000 ₽. Итого: 105 000 ₽. Валовая прибыль — 220 000 ₽. Операционная прибыль: 115 000 ₽.

Шаг 4: Добавьте прочие доходы и расходы

Это статьи, не связанные с основной деятельностью. Их важно выделить отдельно — чтобы не искажать оценку эффективности бизнеса.

Прочие доходы:

• Доход от продажи старого оборудования
• Аренда ненужных помещений
• Проценты по депозитам
• Штрафы от контрагентов за нарушение договора

Прочие расходы:

• Проценты по кредитам
• Банковские комиссии за переводы
• Потери от курсовых разниц (если работают с валютой)
• Штрафы и пени

Формула: EBITDA ± Прочие доходы/расходы = Прибыль до налогообложения

Пример: у компании есть доход от аренды — 15 000 ₽, и проценты по кредиту — 25 000 ₽. Прочие расходы превышают доходы на 10 000 ₽. Прибыль до налогообложения: 115 000 – 10 000 = 105 000 ₽.

Шаг 5: Вычтите налог на прибыль

Важно! Здесь речь идет только о налоге на прибыль. НДС, страховые взносы, налог на имущество — это не входят в PnL. Они учитываются в бухгалтерии, но не влияют на прибыльность операций.

Пример: налог на прибыль — 20%. Сумма до налогообложения — 105 000 ₽. Налог: 21 000 ₽.

Шаг 6: Учтите амортизацию

Амортизация — это не расход, а способ распределения стоимости дорогостоящего оборудования или ПО на весь срок его использования. Если вы купили ноутбук за 80 000 ₽ и рассчитываете использовать его 4 года — ежемесячно вы списываете по 1 667 ₽. Это не «потеря» денег — это учет износа.

Формула: Прибыль до налогообложения – Амортизация = Прибыль до налога (с учетом износа)

Пример: амортизация — 5 000 ₽. Прибыль до налогообложения — 105 000 ₽. Прибыль после амортизации: 100 000 ₽. Налог на прибыль — 20% от 100 000 = 20 000 ₽.

Шаг 7: Рассчитайте чистую прибыль

Финал: Прибыль до налога – Налог на прибыль = Чистая прибыль

Пример: 100 000 – 20 000 = 80 000 ₽. Это та сумма, которую компания может использовать на развитие, выплату дивидендов или резервы.

Вот как выглядит полная структура PnL-отчета:

Этот шаблон можно использовать как основу для любого бизнеса — от интернет-магазина до производственной компании. Главное — не пропускать ни одну статью и не смешивать операционные и финансовые расходы.

Как понять, что с бизнесом всё в порядке: признаки здорового PnL

Составить отчет — это только половина дела. Главное — уметь его читать. Многие руководители делают PnL, но не анализируют его. В результате они видят цифры, но не понимают их смысла.

Вот ключевые признаки, что ваш PnL-отчет говорит о здоровом бизнесе:

• Чистая прибыль положительна и растет. Это основной индикатор. Если прибыль каждый месяц увеличивается — вы на правильном пути. Падение даже на 5–10% требует анализа.
• Расходы растут пропорционально выручке. Если выручка выросла на 30%, а операционные расходы — только на 8% — это отлично. Если расходы выросли на 50%, а прибыль осталась на прежнем уровне — нужно искать причину.
• Валовая прибыль стабильна. Если она падает, возможно, вы снижаете цены, но не компенсируете это ростом объемов. Или себестоимость растет из-за инфляции или проблем с поставщиками.
• EBITDA растет. Этот показатель — индикатор операционной эффективности. Если он растет, значит, ваш бизнес работает хорошо вне зависимости от кредита или налогов.
• Сезонные колебания предсказуемы. Например, в декабре прибыль всегда выше — это нормально. Но если она падает каждый май — нужно искать причину: не хватает маркетинга? Проблемы с логистикой?
• Чистая прибыль выше 10–15% от выручки. Это общее правило для многих отраслей. Если прибыль меньше — возможно, вы переплачиваете за операционные расходы или неэффективно управляетесь.

Однако есть и тревожные сигналы:

• Прибыль растет, а касса пуста. Возможно, вы даете слишком долгие сроки оплаты. Нужно пересмотреть условия платежей.
• Выручка растет, а валовая прибыль падает. Это говорит о снижении маржи. Возможно, вы начинаете конкурировать по цене — и теряете прибыль.
• Операционные расходы превышают валовую прибыль. Это катастрофа. Значит, ваша основная деятельность не окупается — вы «заправляете» бизнес за счет кредитов или инвестиций.
• Амортизация растет быстрее, чем выручка. Возможно, вы слишком активно инвестируете в оборудование — но не увеличиваете объемы производства.

Рекомендация: анализируйте PnL ежемесячно. Сравнивайте текущий отчет с предыдущим месяцем и годом назад. Ищите тренды, а не единичные цифры. Пишите краткий комментарий: «Почему прибыль выросла?», «Что изменилось в маркетинге?». Это превратит PnL из отчета в инструмент управления.

Частые ошибки при составлении PnL и как их избежать

Несмотря на кажущуюся простоту, PnL-отчет часто составляют с ошибками. Эти ошибки не всегда заметны, но приводят к катастрофическим последствиям. Вот самые распространенные:

Ошибка 1: Смешивание бухгалтерского и управленческого учета

Многие берут данные из бухгалтерии и вставляют их в PnL. Это неправильно. Бухгалтерия фиксирует операции по кассовому методу, а PnL — по начислению. Например, вы получили предоплату на 100 000 ₽ — бухгалтерия записала это как выручку. PnL должен это отложить до момента оказания услуги.

Как избежать: Создайте отдельную таблицу для PnL. Не копируйте данные из бухгалтерии — пересчитывайте их по правилам начисления.

Ошибка 2: Не учитываются амортизация и налоги

Некоторые руководители считают: «У нас прибыль 200 000 — все отлично». Но не учитывают, что из этого 50 000 — амортизация, и еще 40 000 — налог. Чистая прибыль — всего 110 000. Это существенная разница.

Как избежать: Всегда включайте амортизацию и налог на прибыль. Не считайте их «второстепенными».

Ошибка 3: Игнорирование прочих доходов и расходов

Если вы продали старый принтер за 5 000 ₽ — это не «бонус», а статья в PnL. Если вы платите банку 10 000 ₽ за кредит — это тоже расход. Их нужно отдельно выделить, чтобы не искажать показатели основной деятельности.

Как избежать: Создайте отдельную строку «Прочие доходы/расходы» и вносите туда все неосновные операции.

Ошибка 4: Неправильная классификация расходов

Например, аренда офиса — это управленческий расход. А если вы арендуете производственное помещение — это себестоимость. Если вы ошибетесь, то валовая прибыль будет завышена или занижена.

Как избежать: Составьте список статей расходов и определите, к какой категории они относятся. Прикрепите его как приложение к PnL.

Ошибка 5: Не ведется история

Один отчет — это мгновенный снимок. А если вы не ведете PnL за предыдущие месяцы — вы не видите трендов. Вы не можете понять, растет ли прибыль или вы просто «попали» в удачный месяц.

Как избежать: Ведите PnL ежемесячно и сохраняйте все отчеты. Создайте таблицу с динамикой за 12–24 месяца.

Ошибка 6: Нет проверки

Одна ошибка в формуле — и весь отчет ложный. Например, вы забыли вычесть налог или неправильно посчитали себестоимость. Итог — неверные выводы, а значит — ошибочные решения.

Как избежать: Делайте проверку дважды. Используйте формулы в Excel, а не ручной ввод. Проверяйте баланс: «Выручка – все расходы = чистая прибыль». Если не сходится — ищите ошибку.

Итог: PnL — это не «сделал и забыл». Это живой документ, который требует внимания. Ошибки в нем — это как неправильно настроенный термометр: вы думаете, что у вас нормальная температура — а на самом деле кризис.

Практические рекомендации: как внедрить PnL в ваш бизнес

Если вы никогда не составляли PnL, начинать можно с простого. Вот пошаговый план внедрения:

1. Определите период. Начните с месяца. Позже можно переходить на квартал или год.
2. Соберите все финансовые данные. Загрузите выписки из банка, отчеты по продажам, данные о закупках, зарплатные ведомости.
3. Создайте шаблон. Используйте Excel или Google Sheets. Структура должна быть простой: выручка → себестоимость → валовая прибыль → операционные расходы → EBITDA → прочие статьи → налог → чистая прибыль.
4. Назначьте ответственного. Это может быть бухгалтер, финансовый аналитик или сам владелец. Главное — чтобы человек понимал разницу между выручкой и прибылью.
5. Ведите отчет ежемесячно. Не ждите конца года. Делайте это в первые дни следующего месяца.
6. Анализируйте результаты. Не просто смотрите на цифры. Задавайте вопросы: «Почему прибыль упала?», «Что изменилось в маркетинге?»
7. Сравнивайте с прошлыми периодами. Ищите тренды, сезонность, аномалии.
8. Используйте отчет для принятия решений. Если прибыль падает — сократите расходы. Если растет — инвестируйте в маркетинг или расширение.

Для малого бизнеса можно использовать готовые шаблоны PnL. Их много в интернете — выбирайте те, которые подходят под вашу отрасль. Главное — не копируйте чужие данные. Всё должно быть вашим.

Также стоит рассмотреть автоматизацию. Платформы вроде TEAMLY позволяют интегрировать финансовые данные, автоматически формировать отчеты и даже анализировать тренды с помощью ИИ. Это не обязательно — но значительно ускоряет процесс и снижает риск ошибок.

Важно: PnL — это не «документ для налоговой». Это ваш финансовый компас. Когда вы его используете регулярно, бизнес перестает быть «черным ящиком». Вы начинаете понимать, как он работает — и можете управлять им осознанно.

Заключение: PnL как основа устойчивого бизнеса

PnL-отчет — это не скучный бухгалтерский документ. Это мощнейший инструмент управления, который позволяет превратить хаос финансовых потоков в ясную стратегию. Он показывает не то, сколько денег у вас есть — а как вы их зарабатываете. Без него даже прибыльный бизнес может рухнуть, потому что руководитель не видит, где именно утекают деньги.

Выручка — это только начало. Прибыль — результат. А чистая прибыль — та сумма, которая позволяет вашему бизнесу расти. PnL помогает понять: какие продукты работают, где тратить больше, а где экономить. Он дает ответы на вопросы, которые вы даже не задавали: «Почему мы зарабатываем больше, но живем хуже?», «Стоит ли открывать новый офис?», «Какие услуги стоит прекратить?»

Составление PnL требует внимания, дисциплины и системного подхода. Но это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Один раз сделанный и правильно оформленный отчет — это не просто цифры. Это карта, по которой вы будете двигаться дальше.

Не ждите кризиса, чтобы начать вести PnL. Начните сегодня — с простого шаблона, с одной строки данных. Через месяц вы будете удивлены: как много нового вы увидите в своем бизнесе. А через год — он станет не просто прибыльным, а устойчивым.

PnL — это не про бухгалтерию. Это про контроль, осознанность и устойчивость вашего бизнеса.